Qu'est-ce que la méthodologie Extreme Project Management ?

Aujourd'hui encore plus qu'hier, gérer efficacement un projet peut être un véritable challenge.

Entre le développement de nouvelles technologies, les changements rapides des besoins du client, les conditions économiques et les nouvelles idées révolutionnaires, certaines caractéristiques d'un projet peuvent changer tous les jours à cause d'une grande variété de circonstances. C'est pour cette raison que la méthodologie Extreme Project Management a été créée.

Extreme project management (XPM) est une approche moderne qui s'oppose aux méthodes de gestion de projet traditionnelles (TPM). Elle est plus ouverte et flexible, et permet d'intégrer les changements requis en cours de projet, ce qui est difficile voire impossible avec une méthode traditionnelle de type Waterfall.

Principe

Comme son nom l'indique, Extreme project management permet de gérer des projets extrêmes réalisés dans des environnements complexes rendant difficile l'estimation de la durée du projet et des obstacles que vous allez rencontrer. Avec ce genre de projets, les choses sont imprévisibles, le planning est chaotique et réalisé juste à temps, et l'intégralité du projet est désordonnée.

Présentés ainsi, ces projets semblent voués à l'échec. Pourtant, grâce à la méthode Extreme project management, vous pouvez gérer l'inconnu et l'imprévu en corrigeant le projet au fur et à mesure de sa progression.

Doug DeCarlo, auteur du livre eXtreme Project Management, compare la méthodologie Extreme project management au jazz. Bien que le jazz semble sonner de façon incohérente et chaotique, il possède son propre cadre qui permet aux musiciens d'improviser et de créer des morceaux exceptionnels.

Cette méthodologie est-elle faite pour vous ?

Afin de savoir si vous avez besoin d'utiliser la méthodologie XPM pour votre projet, voici les caractéristiques typiques des projets extrêmes :

• un travail à un rythme effréné ;
• un projet aux besoins et aux résultats très complexes ;
• des demandes de changements fréquentes tout au long du projet ;
• une approche par tâtonnements pour voir ce qui fonctionne ;
• un processus d'auto-correction pour se remettre sur les rails lorsque le projet dévie de son objectif ;
• s'écarter de la hiérarchie pour prendre des décisions ;
• des projets basés sur l'humain et non sur les processus (les gens n'adaptent pas leurs projets pour qu'ils soient en adéquation avec le modèle, ils adaptent le modèle pour qu'il convienne à leurs projets) ;
• des méthodes traditionnelles qui ne sont pas adaptées.

Si vous retrouvez votre projet dans cette description, il est temps de prendre en considération l'approche Extreme project management pour gérer vos projets.

Fonctionnement

Il est évident que l'approche extrême est totalement différente de l'approche traditionnelle. Afin d'assurer le succès de la mise en œuvre de la méthodologie XPM, l'équipe projet doit adopter quelques règles de base :

• les exigences et les tâches du projet sont chaotiques et imprévisibles ;
• l'équipe doit compter sur l'incertitude ;
• il est presque impossible de totalement contrôler ce genre de projets ;
• le changement est inévitable ;
• la flexibilité et la transparence donnent le sentiment de sécurité.

Commencez par vous entourer d'une équipe prête à travailler avec un rythme soutenu et de manière flexible, puis suivez les étapes suivantes :

1. Planifiez le projet avec la méthode XPM c'est-à-dire prévoyez les changements dans le planning, soyez préparé à ce que les délais changent et laissez la place aux erreurs.
2. Pour assurer la réussite de la méthode et du projet, répondez à ces questions: qui a besoin de quoi, et pourquoi ? De quoi avez-vous besoin pour réaliser le projet ? Avez-vous ce qu'il faut pour aller jusqu'au bout ? Est-ce que cela en vaut la peine ?
3. Organisez le travail en cycles courts (quelques semaines maximum).
4. Commencez par une réunion pour donner le coup d'envoi du projet, informer et motiver toute l'équipe. Soyez très clair sur vos attentes. La visibilité du projet doit être votre priorité dès le premier jour.
5. Communiquez régulièrement avec le client, prenez en compte ses demandes et ses besoins, et transmettez directement l'information à votre équipe.
6. Suivez l'avancée de chaque cycle à l'aide de vérifications régulières, de sessions de révisions et de réunions de réalignement si le projet semble dévier.
7. Célébrez chaque fin de cycle. Soyez reconnaissant envers votre équipe et appréciez les efforts fournis afin de la garder motivée. Par exemple, commencez chaque réunion avec la liste des réussites de l'équipe depuis la dernière réunion.

Ne vous compliquez pas la tâche et gardez vos projets le plus simple possible tout en les personnalisant selon vos besoins.

En conclusion

XPM a été créé dans le but de vous aider à gérer l'inconnu et à prendre en compte les variables qui changent ou émergent au cours d'un projet. A la fin du projet, l'objectif est d'avoir délivré le résultat voulu, et pas seulement le résultat initialement prévu. Si les parties prenantes ou le client s'aperçoivent en milieu de projet que le produit original ne convient pas, cette méthode leur permet de faire des modifications. Les équipes utilisant la méthodologie Extreme project management doivent être prêtes à faire plusieurs tentatives jusqu'à réussir, plutôt que de se concentrer pour tout réussir du premier coup.

Passer d'une méthode traditionnelle à une méthode extrême n'est pas facile, il est donc essentiel de vous former correctement pour réussir.

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