La feuille de temps n'a pas bonne réputation. Pourtant, il s'agit d'un outil essentiel en gestion de projet. Voici trois raisons de l'aimer.
En management de projet, la feuille de temps est un outil indispensable pour gérer efficacement ses heures et avoir une visibilité sur la charge de travail de chaque collaborateur.
Malheureusement, la mise en place d'un tel système peut parfois être mal perçue par le chef de projet comme par les membres de l'équipe. En effet, certains chefs de projet ne voient pas l'intérêt des feuilles de temps et pensent que leur mise en place va dégrader le climat de confiance instauré avec les membres de son équipe. Quant aux collaborateurs, ils ont le sentiment d'être surveillés et contrôlés, ce qui provoque une baisse de performance et de motivation. Tout l'opposé de ce que vous souhaitez créer au sein de votre équipe.
Pourtant, il est essentiel de mesurer ce que l'on accomplit afin d'être plus performant et de savoir où l'on va. Les chefs de projet qui réussissent le savent bien.
Voici 3 fausses croyances sur la feuille de temps et 3 vraies raisons d'aimer cet outil incontournable pour gérer efficacement le temps passé sur votre projet.
Vous estimez que la feuille de temps est l'outil du management pyramidal qui commande et contrôle tout. Pour vous, ce type de management est totalement dépassé au profit du travail collaboratif et de la hiérarchie horizontale. Vous pensez donc que la feuille de temps n'a pas sa place dans ce système collaboratif. Et bien vous avez tort.
En gestion collaborative, plusieurs personnes peuvent travailler sur la même tâche. Si chacune d'elle rentre les heures effectuées sur cette tâche, il est alors plus facile de faire la synthèse des heures passées et de savoir précisément combien de temps aura pris la réalisation de cette tâche.
Finies les devinettes pour savoir qui a travaillé combien de temps sur telle tâche. Il est donc plus facile de confier une tâche à plusieurs personnes et de savoir les réels efforts qui ont été fournis à son accomplissement.
Le micro-management se caractérise par un souci obsessionnel du détail, le contrôle pointilleux et l'observation excessive du moindre fait et geste de chacun de ses collaborateurs.
Etre constamment derrière les membres de votre équipe, à épier leur façon de travail et à demander des comptes-rendus toutes les 30 minutes est une perte de temps pour vous comme pour eux. De plus, travailler dans de telles conditions est contre-productif, ennuyant, démotivant et frustrant pour vos collaborateurs. Ce style de management n'est pas nécessaire en gestion de projet, particulièrement si vous êtes entouré d'une équipe de confiance.
Faire le suivi du temps passé sur une tâche n'a rien à voir avec le micro-management. Vos collaborateurs restent autonomes. Ils sont libres d'organiser leur journée de travail comme bon leur semble et de gérer leurs tâches comme ils le souhaitent. L'essentiel est qu'ils atteignent les objectifs finaux et respectent les échéances fixées. Tout ce qu'ils ont à faire est de reporter les heures effectuées sur une tâche sur la feuille de temps.
Les systèmes actuels de gestion de temps sont tellement faciles et rapides à utiliser que vous ne perdrez pas de temps à vous en servir. Généralement, la feuille de temps est une fonctionnalité intégrée des logiciels de gestion de projet. Les différentes activités du projet y sont déjà enregistrées et attribuées. La seule action qu'il reste à faire est d'enregistrer le temps passé sur telle ou telle activité. Et cela ne prend pas plus de cinq minutes.
En fait, vous allez même gagner du temps. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet pour enregistrer vos heures, les données concernant votre projet s'actualisent automatiquement et en temps réel. Vous connaissez l'état d'avancement de votre projet, les heures déjà effectuées et le temps restant. Même chose si vous modifiez une tâche, une durée, ou une échéance, tout se met à jour automatiquement.
N'attendez pas la fin de la semaine pour rentrer vos heures car vous risquez de ne plus vous en souvenir, et vous perdrez du temps à essayer de vous les remémorer. En plus, l'information sera certainement inexacte. Prenez plutôt l'habitude de remplir votre feuille de temps chaque jour à la fin de la journée.
Vous n'arrivez pas à atteindre les échéances malgré une équipe performante ? En dépit du travail acharné et des efforts continus de votre équipe, la charge de travail est trop importante. Grâce aux feuilles de temps de votre équipe, prouvez à vos responsables que vous avez besoin de ressources supplémentaires pour finir le projet dans les délais. C'est une preuve irréfutable !
Le suivi des heures permet de savoir si vous et votre équipe êtes rentables et de connaître le coût de votre projet en fonction du temps passé. Si vous n'êtes pas rentables, déterminez vos points faibles et faites des efforts où cela est nécessaire. Vous n'avez qu'à consulter les feuilles de temps pour savoir où agir, et ainsi éviter de perdre de l'argent.
Grâce aux feuilles de temps, vous suivez l'avancement du projet en temps réel. Vous savez si une tâche approche de son échéance et quel est son niveau de réalisation. Ainsi, vous pouvez répartir les tâches urgentes sur des collaborateurs qui sont plus disponibles. Vos ressources sont mieux gérées et les retards peuvent être anticipés.
Faire le suivi des heures n'est pas la partie la plus intéressante de la gestion de projet, mais c'est une étape indispensable pour être performant et savoir où en est le projet. Outil incontournable pour gérer efficacement le temps de travail de l'équipe, la feuille de temps est facile et rapide à utiliser. N'attendez plus pour l'adopter.
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