Comment respecter toutes les dates butoirs de vos projets ?

En gestion de projet, la qualité du travail compte autant que le respect des délais. Si vous voulez être certain de tenir vos échéances, vous devez en faire votre priorité. Pour vous y aider, rappelez-vous que tout retard a un coût. Et si en plus de dépasser les délais, vous faites exploser le budget, il y a de grandes chances pour que votre carrière de chef de projet prenne fin prématurément.

Pour éviter d’en arriver là, voici 11 conseils pour respecter les échéances et tenir les dates butoirs afin de garantir le succès de votre projet et de préserver votre crédibilité et celle de votre équipe.

1) Sachez quel est le résultat attendu

Avant de vous lancer dans le projet, vous devez clairement savoir quel est le résultat attendu par le client. Il est important de connaître avec précision les attentes et les exigences du client afin de lui fournir ce qu’il souhaite. C’est notamment le rôle du cahier des charges. Ne laissez aucune place au doute et posez toutes les questions nécessaires. Sinon, non seulement le client sera déçu, mais vous devrez retravailler le projet et vous ne serez pas capable de respecter la date butoir et le budget.

2) Fixez des dates butoirs réalistes

Cela semble logique, et pourtant, nombreux sont les chefs de projet trop ambitieux qui imposent des délais serrés à leurs équipes dans l’unique but d’impressionner le client. Le problème, c’est que cette stratégie fonctionne rarement et vous risquez de stresser vos collaborateurs et de ruiner l’ambiance au travail.

Au mieux, le projet sera livré dans les temps, mais le travail sera bâclé et devra être repris. Au pire, vous aurez du retard et vous perdrez toute crédibilité. Il est donc préférable de définir dès le départ des dates butoirs raisonnables.

Travaillez avec votre équipe à l’élaboration d’un planning réalisable et n’hésitez pas à vous servir d’outils tels que le diagramme de Gantt.

3) Définissez des échéances claires avec le client

Il est essentiel que vous et votre client soyez en accord sur une date précise de livraison ainsi que sur les différentes échéances des grandes étapes du projet. Il est bien plus difficile de respecter une date qui n’a pas été définie et validée. Si vous n’avez pas de deadline, demandez-en une. Vous et votre équipe serez plus efficaces et plus productifs si vous savez exactement quand terminer vos tâches et votre projet.

4) Gardez une marge de manœuvre

Parfois, il peut être difficile d’estimer correctement le temps nécessaire à la réalisation d’un projet, d’où l’importance de vous aménager une marge de sécurité, c’est-à-dire du temps supplémentaire en cas d’imprévus, de problèmes ou d’aléas.

5) Divisez votre projet en étapes

Il est inutile et contre-productif d’essayer d’aborder le projet dans son intégralité. Pour être efficace, vous devez le décomposer en plusieurs sous-projets, ce qui le rend plus accessible. Par exemple, la construction d’une maison est le projet final. Pour l’accomplir, vous devrez creuser les fondations, couler la dalle, monter les murs, etc. Estimer la durée de chacune de ces étapes vous permettra d’estimer la durée totale du projet. C’est aussi moins impressionnant et plus motivant.

6) Définissez une date limite pour chacune de vos tâches

Commencez par analyser la complexité de chaque tâche et définissez une échéance raisonnable. Demandez aux membres de votre équipe, experts dans leur domaine, de vous aider dans cette mission. Par exemple, un maçon est le mieux placé pour vous donner le délai nécessaire à la construction d’un mur.

Chacune des tâches du projet doit avoir une date de début et une date de fin. C’est un excellent moyen de suivre l’avancement du projet. Ainsi, vous connaîtrez le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche, très utile pour vous aider à planifier vos prochains projets.

7) Concentrez-vous sur une étape à la fois

Maintenant que vous connaissez toutes les étapes et les différentes tâches qui jalonnent votre projet, concentrez votre attention et votre énergie sur l’accomplissement de la première tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Quelle satisfaction de pouvoir la rayer de votre liste de tâches et de passer à la suivante.

Cependant, n’oubliez pas que le chef de projet doit avoir une vision globale sur l’intégralité du projet et doit connaître le déroulement de l’ensemble des tâches.

8) Evitez la surcharge de travail

Si vous avez trop de travail et trop de projets en cours, il devient alors difficile de gérer vos priorités et de tenir les délais. La surcharge de travail est l’une des causes principales des retards. Veillez à ne pas accepter plus de travail que vous êtes capable d’en accomplir.

9) Bloquez le temps nécessaire

Pour être sûr d’avancer sur vos tâches et de les terminer à la date voulue, il est impératif de bloquer du temps dans votre planning. Considérez cela comme un rendez-vous chez le médecin : immanquable. C’est ainsi que vous serez productif et que vous progresserez efficacement sur l’exécution de vos tâches en respectant les dates butoirs.

10) Communiquez avec le client

Il est important d’impliquer le client tout au long du projet. C’est le propre des méthodologies Agiles. Si le client valide chaque grande étape du projet, vous êtes certain d’avancer dans la bonne direction. Vous pouvez ainsi intégrer les éventuelles modifications au fur et à mesure de la progression du projet. Finies les mauvaises surprises au moment de la livraison, lorsque le client a changé d’avis ou que l’une de ses exigences n’a pas été respectée.

11) Prévoyez des alertes pour chaque échéance

Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, il devient presque impossible de manquer une deadline. Les nombreuses fonctionnalités des logiciels de gestion de projet vous permettent de suivre facilement la progression du projet et le calendrier des tâches. Vous pouvez notamment programmer des notifications et des rappels lorsque la date limite d’une tâche se rapproche.