Mesurer le ROI de votre logiciel de gestion de projet

Le ROI - en anglais (Return on Investment), ou RSI - en français (Retour sur Investissement), est l’unité de mesure incontournable quand on décide d’implémenter un nouveau logiciel dans son entreprise. Et quand il s’agit d’évaluer le ROI de son logiciel de gestion de projet, on peut vite se sentir perdu. Il y a en effet un certain nombre d’éléments à considérer avant d’obtenir une réelle rentabilité, et tout ne se base pas sur l’aspect financier.

L’investissement financier dans un logiciel de gestion de projet

Il existe de nombreuses variétés de logiciel de gestion de projet : plus ou moins complexes, en mode client/serveur ou dans le Cloud, open source ou propriétaire. Quel que soit le coût initial de votre investissement, vous devez considérer toutes les dépenses périphériques.

En mode client/serveur, où vous achetez le logiciel, vous devrez prendre en compte les coûts d’hébergement des serveurs, la configuration, la maintenance et les mises à jour de l’outil. Sans compter les efforts nécessaires en interne pour entretenir, sécuriser, sauvegarder et surveiller le logiciel.
Si vous choisissez votre logiciel de gestion de projet dans le Cloud, vous serez exonérés de l’ensemble des coûts liés à l’infrastructure et au matériel. Seuls vous incomberont les frais d’abonnement, mensuel ou annuel.
Un logiciel de gestion de projet open source n’aura quant à lui ni frais d’installation, ni frais d’abonnement, mais demandera des ressources avec de fortes compétences techniques pour l'intégration et le développement.

En conclusion, prenez le temps de faire votre calcul et n’allez pas directement au moins cher. Dans tous les cas, on estime qu’il faut un recul d’au moins un an pour rentabiliser l’investissement dans un logiciel de gestion de projet.

Le logiciel de gestion de projet et sa configuration

Il faudra ensuite prendre le temps de configurer convenablement votre logiciel. Configurer, c’est établir un objectif : collecter et structure les données projet d’une part, les utiliser correctement d’autre part.

Lorsque vous choisissez votre outil de gestion de projet, vous avez le champ libre quant à l’exploitation que vous souhaitez en faire. C’est là que se situe la difficulté principale. C’est une étape qu’il faut évaluer à sa juste valeur car c’est un moment clé dans la configuration de votre logiciel de gestion de projet. Bien utilisé, votre logiciel sera performant. Mal ou sous utilisé, il aura été un investissement inutile.

En fonction de votre implication, comptez quelques jours de configuration pour des projets simples comprenant une 20aine d’utilisateurs. Au-delà, il vous faudra probablement plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

La gestion du changement et l’investissement humain

La mise en place d’un outil de gestion de projet implique une vraie gestion du changement, toute proportion gardée. Le but n’est pas de bouleverser les habitudes de travail de vos salariés, mais de leur proposer une solution pour mieux travailler, sans multiplier leurs efforts. Il est donc important d’évaluer tout ce que ce changement va entraîner. Et cela passe forcément par une phase de formation des personnes impliquées, un coût qu’il faut forcément placer dans la balance.

Dans un premier temps, il est impératif de sensibiliser vos employés à « travailler en mode projet ». C’est le seul moyen de vous assurer que le logiciel sera correctement appréhendé et qu’en émergera les performances que vous souhaitez. Une fois fait, n’hésitez pas à profiter des compétences de l’éditeur pour qu’ils forment vos salariés sur l’outil (la plupart de ces formations sont éligibles au DIF). Vous pourrez par la suite désigner un ambassadeur en interne qui se chargera d’animer les sessions de formation, pour les nouveaux arrivants ou pour les remises à niveau

Le moment tant attendu : le Retour sur Investissement

Si les implications et les coûts pour investir dans un outil de gestion de projet ne sont pas négligeables, il faut maintenant considérer tous ses bénéfices. Il est en effet primordial de savoir passer outre les premières craintes liées aux investissements financiers et humains que cela représente.

La première question que vous devez vous poser au moment d’investir dans un logiciel de gestion de projet est la suivante : que souhaitez-vous améliorer en réalisant cet investissement ? Si vous ne le savez pas, abandonnez l’idée et restez sur votre système initial. Pour savoir quel type de logiciel de gestion vous devez choisir, demandez-vous quelles fonctionnalités vous souhaitez et concentrez-vous sur les plus importantes. Vouloir tout changer en même temps représente un grand risque pour votre entreprise. Mais pour gagner du temps à l’avenir en rentabiliser encore plus votre investissement, essayez d’anticiper ce dont vous aurez besoin à moyen/long terme et optez pour l’outil capable d’y répondre.

Évacuez la question de l’argent pour vous concentrer sur des questions d’efficacité et de performances. En augmentant la productivité de vos salariés de 5% environ, vous gagnerez votre investissement et obtiendrez un retour raisonnable.

Pour conclure...

La plupart des entreprises évaluent leur ROI en termes financiers. C’est une erreur car, à bien y réfléchir, la mise en place d’un logiciel de gestion de projet n’entre jamais dans la colonne des recettes. Il faut savoir que cela aura un coût et que celui-ci ne vous rapportera rien immédiatement. Vous y gagnerez après un certain temps, dans la productivité de vos salariés, et plus généralement de votre entreprise. Ne pensez pas en termes d’échec financier mais de réussite organisationnelle.