Solution de gestion du travail quotidien : Planzone évolue

Organiser les projets de long terme et ceux du quotidien sur le même logiciel, c'est possible en misant sur le bon outil de gestion du travail.

Quand une entreprise cherche une solution de gestion du travail, elle oscille souvent entre deux types de besoins. D’une part, ceux des chefs de projet, qui veulent pouvoir lancer de nouvelles initiatives en planifiant de longues missions sur des dates précises. De l’autre, les attentes de tous les collaborateurs de la société, qui ont la responsabilité d’une multitude de projets quotidiens en cycle court.

Jusqu’ici, Planzone propose un outil de gestion de projets au service de cette première catégorie de besoins. Notre logiciel est cependant en train d’évoluer vers une nouvelle version. Les utilisateurs pourront dorénavant combiner notre système de project management basé sur un modèle de Gantt et une nouvelle solution de gestion du travail, via tableaux Kanban. Explications !

Planzone comme logiciel de gestion de temps avec Gantt

Traditionnellement, les gestionnaires de projets français utilisent des méthodes de gestion de projets dites en “cycle en V”, ou Waterfall. Ce “V model” implique deux flux d’activités successifs :

• un flux d’activité “descendant”, qui va de la conception produit à son implémentation ;
• un flux d’activité dit “ascendant”, qui consiste à le tester, le valider et à assurer sa maintenance.

Cette technique de gestion de projets repose sur des temps longs. Elle réclame donc de s’appuyer sur des chronologies, avec des dates de début et de fin et, par conséquent, des durées de travail. Une des façons les plus efficaces de représenter cette chronologie consiste à utiliser un diagramme de Gantt.

Les diagrammes de Gantt occupent ainsi le cœur des précédentes versions de Planzone. Nos chronologies permettent de visualiser le plan du projet grâce à un diagramme de barres horizontales. Elles facilitent l’organisation de la succession des tâches, mais aussi leur superposition entre chaque ligne.

Cette gestion de projet visuelle vous permet d’attribuer chaque étape du projet à un membre de l’équipe, selon son degré d’activité. Nos chronologies vous aident aussi à allouer les bonnes ressources au bon endroit, et à révéler les interdépendances entre paliers.

Nos diagrammes de Gantt servent en outre à anticiper les délais d’exécution, et à fournir une vue claire du déroulement du projet à toutes les parties prenantes. Ils prennent également en compte les jours ouvrés, ainsi que les absences et congés des employés.

Pour quels projets utiliser les graphiques de Gantt

Comme la plupart des logiciels de gestion de projets en cycle en V, notre outil facilite donc les lancements de produit, ainsi que les autres projets de long terme, tels que les campagnes de communication. Les chronologies que proposent Planzone s’appliquent donc aux projets qui dépendent d’échéances précises.

Cette méthode de gestion des projets s’avère particulièrement utile pour optimiser le reporting. Il permet aux chefs de projet d’avoir une vision claire de l’avancement à un moment T, et des acteurs et ressources impliqués. L’outil facilite par conséquent la communication entre services et avec la direction. C’est aussi une méthode utile pour obtenir des KPI (Key Performance Indicators) transversaux, malgré le fait que le projet mobilise des données très diverses.

Pourquoi Planzone devient un outil de gestion du travail, en plus d'une solution de project management ?

De plus en plus, les entreprises mènent des projets qui ne s’appuient pas sur la notion de délai, mais davantage sur de multiples tâches quotidiennes. Leurs organisations reposent dans ce cas sur une gestion du travail en mode projet, pour laquelle une liste des tâches ou un rétroplanning n’offrent pas une vision assez globale.

Les “task boards” font ainsi partie des fonctionnalités les plus recherchées par les entreprises, devant les diagrammes de Gantt (Source : Project Management User Research Report, 2019). C’est donc pour pouvoir répondre aux différents besoins de nos clients que Planzone évolue en ce moment vers une nouvelle version de son logiciel de gestion de projets.

Objectif : proposer un outil de gestion du travail quotidien, sur le modèle des tableaux Kanban. Nous souhaitons de cette façon laisser le choix au client des outils de visualisation projets les plus adaptés à ses besoins.

Ce que Kanban va apporter à la gestion de projet sur Planzone

L’utilisation de la gestion de projet en cycle en V fait de plus en plus place à ce qu’on appelle les méthodes “Agile”, basées sur les frameworks “Scrum”. Les cycles de réalisation de ces projets se raccourcissent. Le projet global repose ainsi sur plusieurs petits projets, gérer de façon collaborative autour de listes de tâches plus que de chronologies.

Dans sa future version, le logiciel Planzone veut couvrir la planification des projets de cycle en V, mais aussi la gestion quotidienne des projets de type Agile. Des projets qui suivent les mêmes étapes d’avancement, et qui s’organisent autour de “sprints”, c’est-à-dire autour d’intervalles de temps, plus que de délais.

Ces projets nécessitent un suivi précis du déroulé des tâches, facilement visualisable grâce à la méthode Kanban. Pour rappel, les tableaux Kanban s’organisent autour de fiches, chacune se dédiant à une tâche du projet. Ces fiches se répartissent dans des colonnes, qui représentent les catégories utiles à l’équipe projet : avancée du projet, priorités ou acteurs.

Entre autres fonctionnalités, les fiches se déplacent d’une colonne à l’autre en fonction de l’avancement du projet. Certaines entreprises sont déjà familiarisées à ce type de processus via des logiciels de gestion du travail comme Trello ou Zoho.

L’intégration de tableaux Kanban à la future version de la plateforme Planzone doit permettre d’offrir un outil de gestion du travail transversal à toutes les équipes, utilisable par tous les employés et non plus seulement par les seuls chefs de projets.

Les utilisateurs vont avoir la liberté d’utiliser Kanban pour les projets de leur choix. Chaque service va également pouvoir choisir les outils de gestion du travail qu’il préfère entre nos diagrammes de Gantt et nos tableaux Kanban.