Comment suivre efficacement mes ressources projet ?

Vous le savez : pour qu’un projet puisse exister et aboutir, il faut des ressources. Bien choisir, piloter et suivre les différentes ressources font partie des missions incontournables du chef de projet.

Tout au long du projet, vous devez vous assurer que l’attribution des ressources pour chaque tâche est maîtrisée. 

Prenons un exemple concret : pour peindre une pièce en une journée, vous avez besoin de trois peintres. Vous avez aussi besoin de trois pots de peinture, de trois rouleaux et de trois pinceaux. Vous devez vous assurer que la pièce est inoccupée. Les électriciens doivent par exemple avoir terminé leur travail. Les trois peintres doivent répondre présents. Ils doivent aussi posséder le matériel nécessaire pour la réalisation de la tâche. 

Si l’un des éléments vient à manquer, la tâche s’avère plus difficile à accomplir dans les délais et en respectant le budget.

Rappel : les différentes ressources d’un projet

À quelles données s’intéresse le suivi des ressources projet ? Pour tout projet, on distingue trois types de ressources :

• humaines ; 
• matérielles ;
• financières.

Le temps peut être considéré comme une quatrième ressource. Il s’agit d’une “ressource immatérielle”.

Les ressources humaines internes et externes

Les ressources humaines représentent l’ensemble des acteurs impliqués dans le projet. Il s’agit des ressources les plus importantes. Certains chefs de projet (CDP) les appellent aussi les “ressources de travail”. 

Le chef de projet doit constituer une équipe projet compétente. Celle-ci possède l’expérience et le savoir-faire indispensables à l’accomplissement et à la réussite du projet. Cette démarche revient en général à imaginer une équipe pluridisciplinaire, forte de profils complémentaires. Dans certains cas, des consultants ou partenaires externes peuvent s’imposer, si les compétences nécessaires n’existent pas en interne. 

Les ressources matérielles possédées, achetées et louées 

Les ressources matérielles regroupent tout ce qui est nécessaire à la réalisation du projet. Il peut s’agir de lieux, comme les salles, bâtiments, terrains, etc. Ces ressources recoupent également les matériels et équipements. Elles comprennent donc les ordinateurs, téléphones, logiciels, outils, machines, matériaux de construction, etc.

L’entreprise peut déjà être en possession d’une partie de ces ressources matérielles, comme par exemple les salles. Elle peut aussi avoir besoin d’en acheter. C’est souvent le cas des ressources consommées à l’unité, non-réutilisables. Le papier fait par exemple partie de ces ressources achetées à l’unité. La société peut également avoir à louer certaines ressources, comme des machines. 

Ressources financières 

Enfin, les ressources financières concernent le budget alloué au projet. Il est défini et validé avant son lancement, par le commanditaire du projet. Ces ressources permettent de financer les ressources de travail et le matériel utilisés pour accomplir le projet. Elles couvrent donc aussi bien les rémunérations que les frais de location ou d’achat. Idéalement, il faut prévoir un montant tâche par tâche, pour coller le plus possible à la réalité.

Des ressources projets limitées 

Les ressources sont toujours limitées. Le chef de projet doit par conséquent les répartir correctement sur les différentes tâches du projet. Il ou elle a pour mission de réussir la gestion des ressources projet, afin d’atteindre les objectifs finaux sans en manquer. 

Pour cela, la mise en place d’un suivi rigoureux et régulier des différents types de ressources est indispensable. Celui-ci peut s’effectuer grâce à :

• une estimation précise des ressources nécessaires ; 
• la mise en œuvre d’indicateurs ou KPI (Key Performance Indicators) personnalisés ;
• la réunion de suivi ;
• l’utilisation d’outils tels que le logiciel de gestion de projet.
  
  

Estimer les ressources nécessaires au projet 

Avant de démarrer son projet, la ou le CDP doit s’efforcer d’estimer les ressources que celui-ci va mobiliser. Il s’agit d’une tâche ardue, qui repose en partie sur des données objectives, comme le budget et les délais alloués. Elle s’appuie aussi sur des anticipations subjectives, grandement tributaires de l’expérience de la ou du CDP. 

S’il s’avère que le chef de projet n’a pas encore beaucoup d’expérience sur le projet dont il a la responsabilité, il peut s’appuyer sur les archives de son entreprise. Des projets passés comparables ont peut-être des informations à révéler sur la façon dont les ressources ont été consommées. Ils peuvent aussi incarner une source de données intéressantes pour anticiper les difficultés de gestion des ressources. 

Les indicateurs clés de performance en project management

Les KPI sont très utilisés dans le cadre du suivi des ressources projet. Ils permettent de mesurer l’efficacité des processus et la performance de vos projets. Concrets, précis et fiables, ce sont de véritables outils de pilotage. Ils s’avèrent parfaits pour suivre les performances de vos ressources.

Les KPI doivent être réalistes, mesurables et définis dans le temps. Ils vous aident à évaluer une situation et à prendre une décision adaptée. Ils permettent effectivement de comparer ce qui est prévu - le “prévisionnel” - avec ce qui se déroule réellement au quotidien, le “réalisé”. Cette comparaison concerne les délais, la consommation du budget et des ressources. Vous pouvez créer et personnaliser vos propres indicateurs.

Voici trois exemples de KPI :

Un KPI de ressources humaines pour mesurer la performance des équipes

Vos équipes sont-elles productives ? Pour le savoir, utilisez ce KPI. Il permet de calculer l’efficacité des ressources humaines travaillant sur le projet.

Le calcul est le suivant : 

nombre de jours-hommes X pourcentage de réalisation de la tâche

Cet indicateur doit vous permettre d’augmenter les effectifs pour éviter les surcharges. Il doit aussi aider à anticiper les réaffectations à envisager une fois une tâche terminée. 

La “charge machine”, KPI classique pour les ressources matérielles

Cet indicateur permet de savoir si vous avez assez de disponibilité et de capacité machine pour réaliser la tâche, ou s’il faut investir dans une nouvelle machine :

Charge machine = nombre d’heures de travail planifiées sur la machine / nombre d’heures disponibles de la machine

Un KPI pour évaluer le respect des budgets 

Pour assurer le suivi des ressources financières, vous pouvez aussi vous intéresser au coût à l’unité et au coût de location des matériels. Ce coût doit être prévu dans le budget. Des comparaisons régulières vous permettent de mettre le doigt sur tout écart anormal. 

Pour connaître le coût actuel de votre projet et savoir si vous respectez le budget alloué, il vous suffit d’additionner toutes les dépenses liées au projet à l’instant T. Comparez le résultat obtenu avec votre prévisionnel pour savoir où vous en êtes. Vous pouvez ensuite prendre les décisions qui s’imposent.

La réunion de suivi, outil de planification indispensable 

Le but de la réunion de suivi projet est de faire un état des lieux sur l’avancement de l’ensemble des tâches du projet. Elle doit donc rassembler tous les collaborateurs concernés. 

La fréquence des réunions de suivi dépend de la taille et de la durée du projet. Pour être utile et efficace, cette réunion doit avoir lieu régulièrement, tout au long du projet.

La réunion de suivi permet au chef de projet et à son équipe de :

• faire un point sur la progression générale du projet ;
• identifier les tâches qui doivent démarrer prochainement ;
• définir les nouvelles tâches à ajouter et celles à supprimer ;
• déterminer l'avancement des tâches en cours et leur durée restante ;
• aborder les problèmes rencontrés. Il peut s’agir de retards, problèmes de fournisseurs, ressources insuffisantes, etc. et trouver des solutions ;
• prendre les décisions qui s'imposent.

Attention aux “mauvaises réunions”. Pour être productive, la réunion de suivi doit être soigneusement organisée, préparée et chronométrée.

Le logiciel pour assurer un bon suivi des ressources projet

Il s’agit de l’outil de suivi des ressources projet par excellence. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, le logiciel de gestion de projet permet de planifier chaque tâche du projet. Vous attribuez ensuite ces tâches aux différents membres de l’équipe. Cet outil facilite leur suivi quotidien.

Diagramme de Gantt, tableau de bord, gestion des ressources, gestionnaire de tâches ou encore feuilles de temps… Le logiciel de gestion de projet dispose d’une palette d’outils et de fonctionnalités. Ceux-ci se révèlent indispensables pour planifier, gérer, analyser et suivre les activités et la charge de travail de chacun des membres de votre équipe.

En un coup d’œil, vous savez où en est le projet. Vous pouvez ainsi gérer et suivre :

• la charge de vos ressources de travail ;
• la disponibilité de vos ressources matérielles, par exemple d’une salle ou d’une machine ;
• l’état de vos ressources financières : quel pourcentage du budget a déjà été utilisé ? Quels coûts faut-il anticiper ? 

Il est alors plus facile d’intervenir et de prendre de bonnes décisions pour le projet. Par exemple, vous pouvez attribuer plus de ressources humaines sur une tâche, afin que celle-ci finisse dans les temps.

Se préparer aux imprévus pour bien suivre son projet

Bien suivre les ressources d’un projet revient en fait à s’assurer que celui-ci ne déborde pas du cadre qui lui est réservé. Cette rigueur réclame donc une attention permanente à l’évolution de chaque ressource. Il faut aussi savoir anticiper les éventuelles difficultés. Pour un bon suivi, il s’agit donc de se poser quelques questions : 

• Quel remplacement envisager en cas d’absence des ressources humaines ? 
• Qui s’occupe de vérifier la disponibilité des différents matériels ? 
• Quelle est la procédure à suivre en cas de panne de machine ? 
• Quels mécanismes activer pour rattraper un retard ?
• Que faire si un fournisseur augmente ses prix ? 

Pour conclure

Le suivi des ressources projet est essentiel à sa réussite. Cependant, retenez que chaque écart dans la gestion des ressources humaines et matérielles peut avoir un impact sur les ressources financières. Ces écarts peuvent aussi entraîner l’échec du projet. Le budget est quant à lui défini en avance, il n’est pas extensible. D’où l’importance d’un suivi rigoureux et régulier.