Vous envisagez d’utiliser un tableur pour gérer vos projets ? Découvrez pourquoi les tableurs risquent de vous faire perdre du temps et de l’argent.
Le tableur (Excel ou autre) est un outil très utilisé, idéal pour faire des calculs, traiter, manipuler et organiser des données chiffrées, ou encore faire des graphiques. En plus d’être un logiciel fiable et performant, il est accessible à tous (pour une utilisation basique) et économique.
Cependant, si vous êtes un chef de projet et que vous envisagez d’utiliser un tableur pour gérer vos projets, arrêtez-vous ! Malgré ses nombreux atouts et fonctionnalités, Excel ou les tableurs en ligne ne sont pas adaptés à la gestion de projet. Découvrez pourquoi, en gestion de projet, le tableur vous fait perdre du temps et de l’argent, et pourquoi vous devez adopter le logiciel de gestion de projet.
En gestion de projet, la collaboration et la communication entre les membres d’une équipe ainsi qu’entre les différents acteurs d’un projet sont essentielles pour réussir. Tout comme l’email, le tableur ne permet ni de collaborer, ni de communiquer efficacement car il ne facilite pas les échanges spontanés et les réponses directes et ne favorise pas les discussions ou le partage d’idées.
Lorsque plusieurs personnes, voire plusieurs départements travaillent sur un même projet, ils travaillent simultanément sur les mêmes documents et effectuent des modifications au fur et à mesure de leur progression. Avec Excel, il est impossible de travailler simultanément sur un tableur. Chacun doit donc travailler sur son propre tableur, puis les informations doivent être mises en commun, ce qui engendre une véritable perte de temps, mais aussi un risque de perdre des données.
Enfin, comment s’assurer que toutes les personnes concernées aient bien la dernière version du document ? Une personne doit être chargée de compiler les informations, d’enregistrer la nouvelle version du tableur et de l’envoyer par email à toute l’équipe. Cette tâche supplémentaire est une perte de temps et entraîne un manque de fiabilité, car elle oblige chacun à vérifier qu’il n’est pas en train de travailler sur une mauvaise version.
Le logiciel de gestion de projet est l’outil indispensable pour une collaboration et une communication réussies, car il permet à l’ensemble de l’équipe de travailler simultanément sur un document, de voir les modifications effectuées en direct et d’échanger sur le projet.
On ne s’improvise pas Master Excel en un clin d’œil. Pour maîtriser les différentes formules et les macros d’un tableur, il est nécessaire de suivre au moins une formation approfondie et de pratiquer régulièrement. Et même en connaissant parfaitement cet outil, vous ne pourrez pas gérer efficacement un projet avec.
Le logiciel de gestion de projet est à la portée de tous. Intuitif et facile d’utilisation, il ne nécessite pas forcément de formation et permet de gérer facilement un projet. Grâce au tableau de bord, vous savez en un clin d’œil où en sont vos collaborateurs dans l’accomplissement de leurs tâches et vous pouvez suivre la progression de votre projet en temps réel. Un véritable gain de temps et d'argent !
Certains projets imposent de limiter les accès à certains documents. Sur Excel, vous ne pouvez pas choisir à qui donner accès ou non à un document. Si le fichier est envoyé par erreur à un mauvais destinataire, les données ne sont pas protégées.
De plus, si par erreur ou par mégarde, vous supprimez des informations sur un tableur juste avant de le sauvegarder, il sera très difficile, voire impossible de récupérer les données supprimées. Cela peut vous faire perdre un temps précieux, voire même causer l’échec du projet.
Avec un logiciel de gestion de projet, vous choisissez les informations que vous souhaitez partager et celles qui doivent rester confidentielles en toute simplicité.
Contrairement aux logiciels de gestion de projet, un tableur Excel ne s’actualise pas automatiquement : en effet, c’est à vous de mettre à jour votre tableur une fois votre tâche accomplie. Les données et les informations ne sont pas transmises en temps réel, ce qui constitue l’un de ses principaux points faibles. De ce fait, vous perdez du temps à mettre à jour les différentes informations qui constituent le tableur, plutôt que d’enchaîner sur votre prochaine tâche. Et si vous oubliez de l’actualiser, il devient inutile puisque les informations qu’il contient sont obsolètes.
Le chef de projet doit suivre l’évolution de son projet en temps réel, ce qui est impossible avec un tableur. En effet, il doit connaître en temps réel la charge de travail des membres de son équipe ainsi que la progression des différentes tâches (dans les temps, en retard ou en avance) afin de prendre les décisions nécessaires. Un suivi rigoureux garantit le succès du projet.
Un tableur est parfait pour faire des calculs et suivre des chiffres, mais il ne permet pas de suivre des données non numériques. Le logiciel de gestion de projet permet de centraliser toutes les informations du projet sur une même plateforme et de suivre facilement et efficacement l’évolution de votre projet.
En conclusion
En gestion de projet, le tableur Excel est à bannir, car il n’est pas adapté. À la place, privilégiez un logiciel de gestion de projet qui favorise le travail collaboratif et la communication au sein de l’équipe. Une solution de gestion de projet telle que Planzone offre de nombreux avantages. N’hésitez pas à l’essayer gratuitement pendant 14 jours pour vous en rendre compte par vous-même.
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