Interview de Bob, responsable IT chez Audioprox

> Pouvez-vous nous présenter Audioprox en quelques mots ?

Audioprox est un groupe national d’audioprothésistes, centrale de centres de correction auditive. Nos centres sont composés d’audioprothésistes diplômés, formés aux dernières innovations technologiques. Notre rôle est de permettre aux malentendants de renouer avec le monde sonore.
Les audioprothésistes Audioprox travaillent avec les médecins afin d’adapter les aides auditives.
Vous trouverez plus d’informations sur le site http://www.audioprox.com/

> Pouvez-vous nous expliquer pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projet ?

Nous sommes une équipe dirigeante de 6 spécialistes travaillant souvent conjointement sur des projets transverses : développement du réseau de laboratoires, gestion d’un large parc informatique, gestion du personnel, comptabilité, relationnel fournisseur, gestion de la centrale d’achat, marketing. Ces projets nécessitent une parfaite synchronisation entre les personnes responsable du marketing, de la communication, des commerciaux et de la technique. De plus, nous sommes parfois éloignés géographiquement, souvent en déplacement chez des clients ou dans les centres.
Nous cherchions donc un outil pour synchroniser notre suivi et notre communication interne sur ces projets. Cet outil devait nous permette aussi de travailler à distance.

> Quels outils utilisiez-vous jusqu’à présent pour ce type de projets ?

Jusqu’à présent nous n’avions pas d’outils particuliers. Nous échangions des emails et des coups de téléphones mais cette situation n’était pas satisfaisante. Nous devions en effet perpétuellement nous assurer que les autres avaient bien fait les actions nécessaires pour avancer. Par exemple si un responsable ouvre un nouveau centre, je dois savoir s’il y a à des ordinateurs à installer ou des logiciels à configurer et il doit pouvoir en retour être au courant de l’avancement de ces tâches.
D’où la nécessité pour nous de trouver un logiciel pour partager nos tâches et de manière plus générale pour assurer le suivi des projets.
Mis-à-part l’aspect projet nous recherchions un espace de travail virtuel et centralisé pour que chacun puisse accéder à toutes les informations sur le travail fait et à faire.

> Pourquoi avez-vous choisi Planzone ?

Un ami a recommandé Planzone à un de nos collaborateurs. Le site internet proposait 30 jours d’essai sur le produit.
Le produit est très simple d’utilisation, intuitif et l’interface agréable. Quelques minutes après avoir souscrit je créais mon premier projet. L’information est bien structurée et dès que je me connecte, je vois tout de suite quelles sont mes actions à effectuer et mes tâches en retard.
Planzone m’a rapidement séduit car toutes les fonctions nécessaires étaient présentes. Nous avions testé quatre autres logiciels auparavant mais il manquait toujours quelque chose.
De plus l’outil est extrêmement rapide : je peux créer des dizaines de tâches à la volée en quelques secondes et je sais que toutes les personnes concernées vous recevoir une alerte par email pour leur dire qu’elles ont été assignées à une tâche. Au bout de la période de 30 jours j’ai donc validé mon choix pour Planzone.

> Comment utilisez-vous Planzone aujourd’hui ?

Nous avons rapidement implémenté tous les projets sur lesquels nous travaillons dans Planzone.
La fonction principale que nous utilisons est la gestion de tâches. C’est devenu un moyen très pratique pour s’assurer que le travail est fait dans les temps. De plus, toutes les deux semaines nous faisons un point sur les projets en cours. Avec Planzone je peuxsortir directement par collaborateur la liste des tâches qu’il a à faire. Nous pouvons ainsi suivre notre productivité de manière ludique, tout en nous tenant informés les uns les autres de l’avancement des différents projets. C’est un outil d’équipe fonctionnel, mais aussi plutôt motivant.
Le partage de document est aussi vraiment pratique. Nos collaborateurs itinérants peuvent retrouver les supports de communication et tableaux de suivi lorsqu’ils sont en rendez-vous.

A terme je souhaiterais propager l’utilisation de Planzone à davantage de collaborateurs, voire aux centres. Je pense, en effet que plus nous utiliserons Planzone pour partager nos informations et communiquer, plus notre productivité sera accrue.