Essence Design : département Web d'une agence de Branding

Optimiser l’identité de marque de ses clients

EssenceDesign est une agence de branding suisse, fondée à Lausanne en 1996. Elle est constituée d’une vingtaine de collaborateurs (brand designers, graphistes, développeurs, rédacteurs, consultants, managers). Ses clients sont des sociétés suisses et internationales.

Dominique nous confie qu’EssenceDesign « dispose de toutes les compétences pour aider ses clients à renforcer leurs marques ». L’agence aide, en effet, ses clients dans leur stratégie digitale. Elle crée ou renforce les identités de marque ainsi que leurs points de contact. Elle conçoit aussi tous les supports électroniques classiques mais développe également ses propres applications spécifiquement destinées aux marques.

Planzone, au service des projets web

Face à l’accroissement constant du Département Web et aux problèmes de planification rencontrés, l’équipe du département Développement Web était à la recherche d’une solution permettant d’organiser et de gérer ses projets en interne mais également avec ses clients. Cette dernière devait bien évidemment répondre à leurs besoins et à leurs attentes : une solution adaptée aux échanges entre collaborateurs permettant de planifier leurs travaux. En choisissant d’implémenter une telle solution au sein du quotidien de l’agence, les objectifs principaux à atteindre étaient :

• partager l’information
• simplifier la planification
• récupérer des heures
• mettre en place des analyses
• réduire le temps de gestion des projets

L’un des membres de l’équipe découvre Planzone en effectuant des recherches sur Internet. Il le soumet à Dominique qui, convaincu par le produit, décide de faire confiance à Planzone. Et ce pour deux raisons principales : il retrouve dans Planzone le Diagramme de Gantt, « compagnon de route » de tout Chef de projet et la gestion des ressources multi-projets, un critère essentiel à ses yeux.En effet, l’agence compte aujourd’hui 25 projets en cours de réalisation et donc autant de ressources qui y sont associées. D’autres caractéristiques de Planzone ont motivé le choix de Dominique :

• son coût peu élevé
• sa rapidité de mise en place
• sa facilité d’utilisation
• la période d’essai gratuite

Chaque client devient un projet dans Planzone. Par exemple, la création d’un site web pour un client correspond à un projet dans Planzone. Et si l’agence doit réaliser plusieurs opérations pour un même client, elle s’organisera de la manière suivante : un projet global, puis une activité n°1, correspondant à la création du site web, avec toutes les tâches inhérentes à ce projet, et une activité n°2 pour la création d’une application web pour ce même client.

Procéder de cette manière permet à l’agence d’avoir une vision globale sur le projet d’un client. Au sein de l’équipe du Département Développement Web, qui compte 10 collaborateurs, deux profils utilisateurs se dessinent dans l’utilisation des fonctionnalités de Planzone. Dominique, en tant que chef de projet, utilise majoritairement les tâches et le planning. Il crée les activités du projet, les tâches liées à celles-ci et les ressources assignées pour chaque tâche. Ses collaborateurs s’organisent en fonction de leur planning, leurs tâches et la gestion de leurs heures.

Les 10 membres de l’équipe créent régulièrement de nouveaux fils de discussions où diverses idées sont lancées. Les uns et les autres apportent leurs commentaires qui se compilent et font naître de futurs projets internes.

Planzone nous a rapidement permis de capitaliser le travail de planification des utilisateurs, notamment grâce au planning des ressources et des tâches qui se crée automatiquement

« Un outil simple et efficace »

Dominique apprécie tout particulièrement les vues d’ensemble qu’offre Planzone. Elles lui permettent d’avoir une vision globale des projets et, en même temps, d’obtenir des détails sur l’état d’avancement de chacun des projets de l’agence. Il peut gérer la production de 10 personnes et travailler sur 8 à 10 projets en même temps.

Les statistiques qu’il obtient lui permettent de définir les ressources et les compétences qui sont le mieux adaptées pour les projets à venir. En effet, en analysant ces données chiffrées et en s’inspirant d’anciens projets, Dominique parvient à dégager des formes de « modèles » ou de « projections » qui pourraient s’appliquer à de futurs projets. Ainsi, lorsque de nouveaux projets voient le jour et qu’il crée des activités ou des tâches, il sait, par avance, quelles ressources vont être les plus « compétentes » ou les plus adaptées pour réaliser l’opération. Il peut donc définir plus aisément le planning de chaque projet. Ainsi, pour la réalisation d’un projet de l’un de ses clients, il est en mesure de définir, par exemple, que, pour ce nouveau projet de type application web, la ressource webdesign consommera 35% du projet. A contrario pour un site internet ce ratio se situera à 50%.

Les bénéfices obtenus suite à l’implémentation de Planzone dans le quotidien de l’agence sont significatifs. Un autre service de l’agence serait même en passe de l’adopter. Pour Dominique, une « journée type » avec Planzone c’est :

• le contrôle et la consultation des tâches existantes
• la création de nouvelles tâches
• l’affichage des plannings par utilisateur pour la gestion journalière