Une association au rythme effréné…
L’association Héros de Papier Froissé (HPF), association loi 1901, est née de l’initiative de passionnés de littérature qui souhaitaient aider à promouvoir et à publier des œuvres de fiction originales ou inspirées d’œuvres à succès, sur Internet ou sur tout support dans le respect des droits d’auteurs.
L’un des principes d’une association est qu’elle prend vie en dehors des heures de travail : fréquemment le soir en rentrant d’une journée d’activité et/ou pendant les week-ends et les congés.
Après plus de 4 années d’existence (création de l’association en octobre 2008), la présidente de l’association, Juliane, était à la recherche d’un outil de gestion de projet offrant les fonctionnalités suivantes :
- La planification sous forme de diagramme de Gantt.
- La possibilité d’assigner et de clore des tâches collectives.
- La gestion des délais.
L'intérêt d'un outil de gestion multi-projets pour une association
Les membres de l’association, dispersés à travers le globe francophone, n’ont pas la possibilité de se réunir régulièrement pour travailler ensemble. Il était donc indispensable de trouver un outil qui permette : - de centraliser l’ensemble des données de leurs projets. - de disposer d’un espace de travail collaboratif. - de repérer l’avancement du reste de son équipe.
Planzone s’est rapidement imposé comme l’outil de référence de l’association qui souhaitait en finir avec les échanges d’e-mails et disposer d'un meilleur partage de documents. Planzone leur permet aujourd’hui de mener plusieurs projets de fond grâce à la gestion multi-projets proposée par l’outil : - un projet d’édition d’un nouveau recueil de Nouvelles (projet sur 18 mois).
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- un projet de participation à un festival en tant qu’exposant (projet sur 6 mois). - un projet de refonte graphique de trois de leurs sites (projet de fond sans date butoir).
Pour la gestion de l'association, la présidente (administratrice de la Planzone) crée un projet puis le Chef de projet le structure en Activités et ajoute des Tâches au fur et à mesure de l’avancée du projet dans le temps. Les points forts de Planzone selon la présidente de l’association sont : - La Synthèse qui permet d’avoir une vue synthétique sur l’ensemble des actions en cours : que ce soit la Synthèse dans « Mon Travail » pour chaque utilisateur ou la Synthèse d’un projet pour le Chef de projet. - La dimension collaborative de Planzone. - La possibilité de planifier des « deadlines » en définissant des tâches avec des dates butoirs assignées aux membres.
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