Témoignage client Association : l'OFAC

Dans notre rubrique "Nos clients ont la parole", Carlos de Wasseige de l'Observatoire des Forêts de l'Afrique Centrale nous présente son activité et nous parle de son expérience Utilisateur de Planzone dans la gestion de son organisation.

L’Observatoire des Forêts d’Afrique Centrale (OFAC) a été créé pour répondre à l’un des besoins de la Commission des Forêts d’Afrique Centrale (COMIFAC), à savoir : la mise à disposition, de façon permanente, d’informations et de données sur les forêts d’Afrique centrale.

De manière très schématique, l’OFAC est une association de partenaires, et un outil technique qui permet de faire connaître l’évolution de la forêt sous de multiples aspects (économique, social, et écologique) à travers une série d’indicateurs de suivi. La crédibilité de l’OFAC repose sur la transparence et le consensus qui s’appliquent tout au long du processus, depuis la définition des indicateurs de suivi jusqu’à la mise en ligne des données.

L’OFAC coordonne également la publication du « Rapport sur l’Etat des Forêts du bassin du Congo » qui paraît tous les 2 ans (Rapport disponible sur le site internet de l’OFAC).

Que ce soit pour la collecte des données ou pour le développement de la base de données en ligne, l’OFAC a établi des synergies avec plusieurs partenaires clés, tant privés que publics.

Ces partenaires étant répartis dans les 10 pays de la COMIFAC, mais également en Italie, France, Belgique, Etats-Unis et Indonésie, l’OFAC était à la recherche d’un outil entièrement en ligne qui permettait (i) de faciliter la communication, (ii) de partager des fichiers tout en gérant les droits d’accès, et (iii) d’assurer la planification et le suivi des activités (notamment, la collecte des données sur le terrain et le développement informatique des interfaces d’encodage) entre ces différents partenaires.

Après une rapide « étude de fournisseurs de services », et des tests de fonctionnalités offerts gratuitement par la majorité de ces fournisseurs, l’OFAC a estimé que Planzone était sans doute celui qui répondait le mieux à ses besoins tout en étant relativement facile à utiliser et d’un tarif raisonnable.

La seule contrainte apparente était le nombre limité d’utilisateurs. Contrainte qui a été levée rapidement suite à la reconnaissance de l’OFAC en tant qu’association de partenaires sans buts lucratifs œuvrant sous l’égide de la COMIFAC.

Les fonctionnalités de PlanZone les plus utilisées par l’OFAC sont : la gestion et le planning des activités (le cœur de la gestion de projet), le partage de fichiers, et la communication entre les partenaires. Mais le plus gros avantage que l’OFAC retire de la PlanZone est que tout cela est en ligne et accessible de manière permanente pour tous les partenaires répartis aux quatre coins du monde.

Toutefois, pour que la gestion de projet à travers PlanZone fonctionne de façon optimale, il est essentiel que l’ensemble des collaborateurs soit investit de la même ambition et la pratique de la gestion objective et rigoureuse des projets de l’OFAC. L’utilisation et la mise à jour de la PlanZone doivent en effet être inscris dans les procédures de travail de tous les partenaires.

La philosophie de la gestion de projet et la manipulation de l’outil par certains collaborateurs sont des obstacles que nous devons encore surmonter. PlanZone est un outil facile d’accès, mais qui nécessite une petite formation de base et une utilisation régulière afin d’exploiter au mieux toutes ses potentialités.