12 termes à connaître sur le management de projet

Comme tous métiers, la gestion de projet possède ses propres termes pour définir ses outils, ses actions et ses acteurs. La maîtrise de ce vocabulaire, mais aussi de ce qu'il représente, est indispensable pour garantir votre performance. Si vous ne parlez pas cette « langue », vous serez incompris et les conséquences pourraient être néfaste pour votre carrière dans le management de projet.

Découvrez les 12 termes de la gestion de projet que vous devez absolument connaître.

Budget

Il s'agit d'un état prévisionnel de l'ensemble des ressources (financières, humaines et matérielles) allouées pour mener à bien la réalisation d'un projet. Le budget est un outil incontournable pour les chefs de projet qui l'utilisent à des fins de pilotage, de prévision et de contrôle de leurs projets.

Cahier des charges

Le cahier des charges est un document essentiel qui regroupe les éléments nécessaires à la réalisation du projet. Il décrit précisément les attentes et les besoins du commanditaire du projet, permet de cadrer les missions des différents acteurs impliqués et définit les conditions de la réalisation par l'équipe projet.

Collaboration

La collaboration est l'acte de réfléchir et de travailler ensemble pour atteindre un objectif (Wikipédia). Le travail collaboratif s'est fortement développé ces dernières années, notamment grâce à l'essor des nouvelles technologies. Pour garantir le bon déroulement et la réussite d'un projet, la collaboration au sein de l'équipe est essentielle. Aujourd'hui, sa mise en place est grandement facilitée par l'intégration d'une plateforme de travail commune, notamment sous la forme d'un logiciel de gestion de projet collaboratif, tel que Planzone.

Echéance

Il s'agit de la date limite de fin d'une tâche. Pour réussir un projet et le livrer dans les délais, il est impératif de respecter les échéances de chaque tâche. L'ensemble des échéances sont notées dans un échéancier.

Feuille de temps

En management de projet, le temps est un élément précieux qu'il convient de gérer avec précision. La feuille de temps est un outil essentiel qui permet notamment de mesurer la performance de l'équipe, d'identifier le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche, d'anticiper les retards et de mieux répartir la charge de travail en fonction des disponibilités de vos collaborateurs. Vous bénéficiez d'une meilleure visibilité sur les différents aspects temporels du projet, sur les coûts et donc sur la rentabilité du projet.

Gantt

Le diagramme de Gantt est l'outil de planification indispensable en gestion de projet. Il permet de planifier efficacement votre projet et de visualiser rapidement l'avancement des différentes tâches à accomplir. C'est un excellent outil de communication qui améliore l'organisation du travail et permet de définir un planning réaliste.

Inventé par Henry Laurence Gantt en 1910, il a fait ses preuves sur des projets de tailles et d'envergures très différentes depuis de nombreuses années.

Indicateur de performance

Indispensable au chef de projet, un indicateur permet d'évaluer une situation et de prendre une décision adaptée. Les indicateurs clés de performance (ou Key Performance Indicators en anglais) mesurent la performance de vos projets. C'est vous qui les choisissez conjointement avec votre équipe. Ils doivent être simples, fiables, facilement compréhensibles par tous et pertinents.

Logiciel de gestion de projet

Le logiciel de gestion de projet est un outil polyvalent incontournable pour gérer efficacement votre projet. Ses avantages sont nombreux pour le chef de projet et son équipe :

• suivi et coordination de l’évolution de vos projets ;
• suivi de l’avancée des tâches sur un échéancier ;
• respect des délais et maîtrise des coûts ;
• collaboration et échanges facilités entre les membres de l’équipe ;
• centralisation et partage des informations de travail ;
• gestion des tâches en ligne ;
• visibilité et transparence.

Objectif

Un objectif est un but à atteindre par la réalisation de différentes tâches. Par exemple, construire une nouvelle usine dans le but de produire davantage et ainsi subvenir à la demande croissante. Il est essentiel de définir avec précision le ou les objectifs à atteindre afin que vous et votre équipe sachiez dans quelle direction vous allez. Un bon objectif doit être SMART : Spécifique, Mesurable, Accessible, Réaliste et Temporel.

Partie prenante

Une partie prenante (ou stakeholder en anglais) est une personne, un groupe de personnes ou une organisation qui impacte ou peut être impacté par le projet. Elle peut affecter ou être affectée directement ou indirectement, de façon positive ou négative, par un ou plusieurs aspects du projet. Elle a donc des intérêts dans le projet et a une influence sur la prise de décision. Il est important d'être attentif aux attentes et aux besoins des parties prenantes pour garantir la réussite d'un projet.

Planification

Il s'agit d'une étape incontournable pour votre projet. La planification consiste à définir et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leur durée et à déterminer les profils et les ressources nécessaires à leur réalisation. Le diagramme de Gantt est un outil indispensable de la planification.

Veillez à actualiser et à ajuster le planning au fur et à mesure de la progression du projet.

Risque

En management de projet, le risque zéro n'existe pas. Il est très probable que votre projet ne se déroule pas comme prévu et qu'un événement incertain et dommageable survienne et nuise à l'atteinte de vos objectifs. Il est donc essentiel de mettre en place une gestion des risques afin d'anticiper et de limiter les risques qui peuvent se produire, et ainsi tenter de réduire leurs impacts sur le bon déroulement du projet. Ainsi préparé à l'éventualité d'un risque, vous garantissez au maximum la réussite de votre projet.

Pour résumer

En gestion de projet, tout comme en marketing, en finances ou en production, il existe un vocabulaire spécifique qu'il est nécessaire de maîtriser pour communiquer efficacement avec tous les acteurs impliqués, être performant et mener vos projets vers le succès.