Le travail collaboratif est une notion répandue qui mérite d'être précisée alors que se développent des méthodes de travail dérogeant aux pratiques traditionnelles sans toutefois relever du vrai travail collaboratif.
Voici une proposition de définition synthétique :
Le travail collaboratif est le travail réalisé en commun par plusieurs personnes qui mutualisent leurs connaissances et leurs compétences, s'organisent et coordonnent leurs actions pour obtenir un résultat dont ils sont collectivement responsables.
Les nouvelles technologies d'information et de communication sont l'outil indispensable de ce mode de travail. Contrairement aux méthodes de travail dans lesquelles la hiérarchie est au centre, le principe fondamental du travail coopératif est de placer tous les membres du groupe sur le même plan, d'égal à égal.
La responsabilité est globale et collective. Tous les membres du groupe travaillent ensemble. Chacun travaille sur un sujet, le propose aux autres. Le travail s'effectue par accumulations et modifications permanentes. Les rapports sont horizontaux, chacun donne son avis et valide. Les talents et les compétences de chaque membre sont au service du projet.
Les espaces de travail doivent évoluer en parallèle de l'organisation et des méthodes de travail. Les bureaux ouverts ou espaces partagés sont a priori le moyen efficace pour que les membres d'une équipe se rencontrent de manière interactive. La liberté donnée aux salariés de reconfigurer leur environnement de travail permet aussi de renforcer la collaboration. Le positionnement des bureaux facilite alors les dynamiques de proximité et de confiance. Les espaces de détentes, lieux de rencontres spontanées, favorisent aussi la coopération et le sentiment d'appartenance.
Les conseils en immobilier d'entreprise mettent l'accent sur trois facteurs déterminants :
Tous les membres sont sur un pied d'égalité dans la démarche collaborative. Mais comment gérer les relations de travail ? Et faut-il créer des sous-groupes et désigner des représentants ou un groupe de pilotage ?
Lorsque les tâches sont complexes, ces mises en place sont envisagées. La composition des groupes doit alors tenir compte des souhaits des participants, de leurs compétences et de leurs contraintes de travail. L'objectif est d'atteindre un point d'équilibre dans la répartition des tâches, sans excessive spécialisation et avec un œil critique. Des risques de compromettre le travail collaboratif peuvent émerger. Une certaine démotivation peut surgir, les initiatives personnelles étant freinées par l'existence même d'un "chef", échelon supérieur sur lequel on se repose. Un manque de transparence, lié aux relations privilégiées qui s'établissent alors naturellement entre les représentants de groupes, est inévitable.
Dans le cadre d'une politique de mieux-être au travail, les valeurs du travail collaboratif induisent la mise en place d'un climat apaisé. Bienveillance des différentes parties prenantes, clarté dans la collaboration et application du principe donnant-donnant sont les facteurs de réussite de la démarche, les avantages sont nombreux.
Bien évidemment, le travail collectif ne se décrète pas du jour au lendemain dans une entreprise. Il est le fruit d'une volonté commune mise en œuvre progressivement autour d'un projet commun. S'il procure incontestablement une qualité de vie professionnelle meilleure, il peut être un facteur de stress supplémentaire si les changements s'opèrent mal, sans l'adhésion de tous.
Les moyens numériques sont très diversifiés, dans un environnement fermé (intranet, plateforme de formation) ou ouvert (Internet, réseaux sociaux) :
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