Gérer efficacement son temps est essentiel en gestion de projet. La feuille de temps (ou timesheet en anglais) est un outil incontournable pour mesurer le temps passé sur chaque tâche du projet. Elle offre une meilleure visibilité sur la charge de travail de chacun des membres de l'équipe projet, sur les coûts et donc sur la rentabilité du projet.
Voici un petit récapitulatif des avantages d'utiliser la feuille de temps en management de projet :
Cependant, la feuille de temps peut s'appliquer à d'autres aspects de votre projet. En voici 7 usages surprenants.
En suivant et en analysant le temps que met chaque collaborateur sur une tâche, vous allez vous rendre compte que quelques membres de l'équipe travaillent plus rapidement et efficacement sur certaines tâches que sur d'autres. Prenons un exemple simple : Martine est douée avec les chiffres, Jean a l'oeil pour les petits détails et Michel possède d'excellentes qualités relationnelles qui font qu'il est très apprécié des fournisseurs.
Vous pourriez ainsi confier la comptabilité du projet à Martine, proposer la gestion des relations clients et fournisseurs à Michel et charger Jean de la rédaction et la relecture de tous les documents du projet.
Si la feuille de temps peut servir à identifier les collaborateurs qui ont des compétences particulières dans certains domaines, elle vous permet également de voir ceux qui ont des lacunes car ils mettent plus de temps que prévu à réaliser une tâche. Pour résoudre le problème, vous pouvez ainsi leur proposer une formation adaptée pour les aider à développer les compétences nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Investir dans la formation de son équipe est un excellent moyen de la valoriser. Cela prouve que ce collaborateur a de la valeur et joue un rôle important dans votre équipe. Vous souhaitez simplement le rendre encore plus compétent sur certaines activités.
La feuille de temps vous permet également de détecter l’incompétence ou la mauvaise volonté d’un membre de l’équipe. Mauvais choix dans le recrutement ou collaborateur qui ne souhaite pas s’impliquer, la feuille de temps apporte une preuve concrète de la non réalisation du travail demandé, donc de la perte d’argent sur le projet. Vous pourrez ainsi justifier de la nécessité de se séparer de cette personne auprès de votre supérieur et des ressources humaines.
La feuille de temps vous aide à savoir si votre planification est cohérente, et si le temps alloué à chaque tâche est adéquat et adapté. Vous pouvez également voir si votre équipe met plus ou moins de temps que prévu à l'accomplissement d'une tâche. Vous pouvez ainsi réajuster votre planning en fonction des écarts observés.
Grâce à la feuille de temps, vous pouvez créer des standards de travail. Vous pouvez ainsi identifier le temps de base nécessaire à la réalisation d’une tâche récurrente.
Pour déterminer l’efficacité de votre équipe, comparez le temps de travail réalisé pour la tâche avec le temps standard nécessaire. Cela ne s’applique que pour les tâches répétitives ou les tâches que vous allez retrouver d’un projet à l’autre.
Attention, un collaborateur peut avoir du retard sur une tâche à cause de différents facteurs extérieurs (retard fournisseur, panne, problème logistique, etc.). Cela impacte l’accomplissement de la tâche, mais pas l’efficacité du collaborateur. L’efficacité d’une personne ne se mesure que sur des tâches qui lui sont entièrement dédiées et dans son domaine de compétence.
Chaque écart notable de temps observé entre le temps standard et le temps réalisé, ou le temps planifié et le temps réel sur une tâche doit être analysé. Si une tâche a mis beaucoup moins de temps que prévu initialement, vous devez savoir pourquoi car il y a forcément une bonne pratique à identifier, que vous pourrez réutiliser par la suite. Au contraire, si une activité a pris beaucoup plus de temps que prévu, votre travail sera de détecter avec le ou les collaborateurs concernés, la cause de cet écart et mettre des moyens en place pour le corriger immédiatement. Cela peut perturber votre planning de projet et engendrer des retards.
A la fin du projet, prenez le temps de faire l’analyse complète des différents écarts observés et mettez en place des solutions afin d'éviter qu’ils ne se reproduisent. C'est ce que l'on appelle l'amélioration continue.
Des feuilles de temps rigoureusement remplies par votre équipe vous permettent de détecter facilement la disponibilité de chacun. Un collaborateur qui a terminé une activité plus rapidement qu’initialement prévu sera disponible. Vous pourrez utiliser ses compétences pour gérer la surcharge de travail d’un membre de l’équipe ou rattraper des retards accumulés sur d’autres tâches.
En plus de son usage classique d'enregistrer le temps passé sur chaque tâche, la feuille de temps possède différentes utilisations plus surprenantes, mais néanmoins très utiles pour gérer efficacement vos projets. Il s'agit notamment de l'unique indicateur permettant de mesurer la performance de votre équipe, mais aussi de voir ses faiblesses (besoins en formation ou collaborateurs non impliqués).
N'hésitez plus et encouragez votre équipe à utiliser quotidiennement et rigoureusement la feuille de temps.