L'accompagnement : facteur clé de succès en gestion de projet

Face à l’accroissement des flux d'informations qui constituent notre travail, nous sommes nombreux à rechercher des outils permettant d'obtenir une vue d'ensemble sur nos activités. Ces outils, venant soutenir les efforts de chacun, doivent, selon nous, regrouper plusieurs caractéristiques :

• être faciles à mettre en place et à utiliser pour des utilisateurs "lambda".
• être propice à la collaboration et à l’implication de l’ensemble des acteurs.
• proposer une vue synthétique des évolutions des actions en cours.
• être synonymes de gain de temps et d’efficacité.
• donner du contexte à l’ensemble des actions.

Nous sommes convaincus que l’introduction "réussie" de tels outils doit passer par un accompagnement de la gestion de projet en plusieurs étapes :

Accompagner la gestion de projet par l'expérience

La première étape d'identification de vos projets nous permet de vous épauler dans les choix des méthodologies projets les plus adaptées. Un projet court, type "one shot", ne nécessite pas les mêmes processus qu'un projet récurrent ou qu'un projet long qui mobilise différentes équipes.

Lors de l'étape 2, nous accompagnons votre gestion de projet en vous aidant à identifier vos objectifs et vos parties prenantes, Nous déterminons avec vous vos livrables, vos délais et vos ressources. Cette démarche aide à élaborer une stratégie pertinente de gestion des risques et de communication au sein de l'équipe. 

Identifier les membres d'une équipe projet peut paraître évident. Pourtant, cette étape nécessite de croiser des compétences à un enchevêtrement de responsabilités. La démarche génère souvent des chevauchements. Un logiciel de gestion de projet vous aide à dépasser ces difficultés. Notre accompagnement à la gestion de projet vous épaule en outre dans la répartition des charges de travail au sein d'une équipe diversifiée et équilibrée en termes de niveaux d'expérience. 

Réutiliser vos projets antérieurs pour performer sur les nouveaux constitue une stratégie phare de réussite pour votre gestion de projet. Encore faut-il que vous exportiez des modèles de projets facilement. Planzone a conçu une fonctionnalité dédiée pour répondre à cette problématique. Nous vous aidons à l'adapter à votre structure. 

L’étape 5 d'accompagnement de la gestion de projet s’impose par réalisme. Pour comprendre les défis spécifiques du projet, vous ne pouvez faire l’économie des cas concrets. Vous identifiez ainsi précisément les enjeux du projet.

Vous disposez dès lors des clés pour définir des objectifs réalistes, mesurables et vraiment impactants pour la réussite du projet. Le réalisme de votre gestion de projet vous permet en outre d’envisager des solutions efficaces et des approches innovantes. C'est aussi ce pragmatisme qui facilite la compréhension et l'engagement des parties prenantes. 

Guider l’utilisation du logiciel de gestion de projets 

L’étape 6 de notre accompagnement vous aide, en tant que cheffe ou chef de projet, à encourager l’adoption du logiciel de gestion de projet par votre équipe. Celle-ci dépend de la façon dont vous présentez les atouts du logiciel en termes de collaboration, de centralisation de données, de visibilité des tâches et des délais et de génération de rapports d’analyse. Impliquer les utilisateurs dès le départ, en sollicitant leurs avis sur les fonctionnalités dont ils ont besoin. 

Pour faciliter la transition, nous vous accompagnons aussi au cours de l'étape 7 de l'accompagnement de la gestion de projet. Celle-ci consiste à identifier avec les utilisateurs du logiciel les fonctionnalités qui vont leur servir au quotidien. Il s’agit là de montrer que le logiciel s'adapte à leur quotidien, et non l’inverse. En comprenant que l'outil peut optimiser la gestion de projet à un niveau encore jamais atteint, vos collaborateurs développent une culture de l’utilisation de la solution. 

Dernière étape : familiariser l’équipe à l’outil, ce qui nécessite une période de formation. L’équipe Planzone forme vos collaborateurs à l'utilisation du logiciel. Elle reste d'ailleurs disponible en tant que support tout au long de votre utilisation, après la formation initiale, par email et par téléphone. Nous répondons à toutes vos questions et résolvons vos éventuels problèmes. 

Formations, support technique, et plus encore

Autrement dit, notre accompagnement en tant que fournisseur de logiciel de gestion de projet dépasse le simple SAV. Bien sûr, nous restons toujours disponibles pour vous aider dans la résolution de vos problèmes techniques. Nous vous accompagnons dans vos questions relatives à l’utilisation du logiciel, y compris après la période de formation initiale. Nous voulons minimiser toutes les interruptions dans votre flux de travail, avec un support fiable, qui vous vient en aide très rapidement. 

Mais notre accompagnement se traduit également par une volonté d'amélioration continue. Notre logiciel profite de mises à jour régulières, qui améliorent ses performances dès que possible. Nous vous accompagnons bien sûr dans ces évolutions, en veillant à ne pas impacter votre gestion des projet en cours. 

Notre accompagnement consiste également à vous proposer des workshops personnalisés. Au cours de ces ateliers, un formateur accompagne vos équipes dans la modélisation de vos projets. Il ou elle se charge de l’audit de vos projets et de vos méthodologies, de recommandations personnalisées et de la structuration du logiciel selon vos besoins. Ce workshop vous aide aussi à créer votre méthode de gestion de projets, celle qui convient à tous vos collaborateurs. Il peut se dérouler sur place ou à distance, et s’étale généralement sur une journée. 

Ce workshop s'inscrit dans une offre de formations plus large, dédiée à l'accompagnement de votre gestion de projets. Au programme : fondamentaux de la gestion de projet, bonnes pratiques d’utilisation de Planzone, formations des administrateurs, chefs de projet et PMO ou Workshop. Planzone profite en effet de la certification Qualiopi, qui atteste de la qualité de ses différentes formations. 

Vous accompagner dans la gestion de projets, en résumé

L'accompagnement à l'introduction d'un nouvel outil doit vous aider à ...

• Définir le mode de fonctionnement interne et un process pour les usages.
• Intégrer l'outil dans le quotidien.
• Faire que l'outil :
  • soit utilisé par l'ensemble des collaborateurs.
  • permette à l’équipe de gagner du temps et ne soit pas chronophage.

Nous vous donnons rendez-vous sur notre blog, dès le mois prochain, pour découvrir notre partenaire d'accompagnement, les prestations qu'il propose et dont vous pourrez bénéficier.