Vous avez bien du mal à venir à bout de votre liste de tâches quotidiennes, mais en plus, dès que vous finissez de traiter un sujet, trois nouvelles tâches s’ajoutent à votre tableau de bord. Le problème, c’est que vous sous-estimez souvent le temps nécessaire à la réalisation d’une activité. A ce rythme-là, vous serez bientôt complètement enseveli sous une montagne de travail.
Le monde actuel exige que l’on soit toujours plus rapide et productif. Il faut travailler toujours plus vite au risque d’être dépassé par le rythme effréné, voire de carrément perdre son poste au profit de quelqu’un de plus efficace.
Pour vous aider à garder le rythme et à être toujours plus productif, voici 11 astuces pour travailler plus vite, sans pour autant bâcler votre travail.
Pour être performant, il est essentiel d’organiser vos journées de travail. Fixez-vous trois ou quatre tâches à réaliser entièrement chaque jour (en fonction de l’ampleur de la tâche) en les organisant par difficulté ou par priorité. De cette façon, vous pouvez enchaîner les tâches sans perdre de temps à vous demander ce que vous devez faire ensuite. Idéalement, planifiez votre journée la veille et prenez 5 minutes en arrivant le matin pour réajuster votre emploi du temps en fonction de votre état d’esprit et des éventuelles urgences.
Nous sommes généralement plus performants le matin. Il est donc important d’organiser votre journée en commençant par les tâches les plus délicates ou les plus difficiles dès votre arrivée au bureau. De plus, vous serez soulagé de vous être débarrassé rapidement de ces tâches pénibles.
En fin de journée, l’attention diminue et la fatigue nous rend moins efficaces. On prend alors plus de temps pour réaliser notre travail. Gardez donc les tâches simples après la pause déjeuner (période où l’on a tendance à somnoler) et en fin de journée, lorsque vous êtes moins concentré.
Vos tâches de la journée vous paraissent accablantes et cela vous décourage ? Commencez par décomposer votre travail en plusieurs petites tâches qu’il vous sera plus facile et surtout plus rapide à réaliser.
L’un des éléments clés de la gestion de projet, c’est la collaboration. Vous avez la chance de faire partie d’une équipe dont chaque membre possède ses compétences et ses points forts. N’hésitez donc pas à vous appuyer sur vos collaborateurs pour travailler plus rapidement. Concentrez-vous sur ce pour quoi vous êtes doué et travaillez avec vos collègues pour accomplir le reste plus rapidement.
Le chronomètre est un excellent moyen pour vous apprendre à travailler plus vite. En effet, le fait de vous savoir chronométré va vous aider à réaliser vos tâches plus rapidement.
Commencez par définir un temps limite (et réalisable) à ne pas dépasser pour effectuer une tâche, puis lancez le chronomètre (celui de votre téléphone, de votre montre ou un chronomètre en ligne). Votre objectif est de terminer avant le compteur. A vous de jouer !
Attention, cela ne veut pas dire qu’il faut bâcler son travail. Mais il est inutile de chercher à tout prix à atteindre la perfection. Il suffit simplement que le travail soit fait et bien fait. De plus, l’idée de perfection est très subjectif. Ce que vous estimez être parfait ne le sera peut-être pas pour votre responsable ou le client, et vous aurez alors perdu du temps inutilement.
Non, le multitâche ne vous fait pas travailler plus vite. En réalité, le fait de partager votre attention et votre énergie sur plusieurs tâches à la fois vous ralentit, vous fait perdre du temps et nuit à vos projets. Concentrez toute votre attention sur la réalisation d’une seule tâche à la fois jusqu’à ce que celle-ci soit complètement terminée, puis enchaînez avec la tâche suivante. De cette façon, vous serez bien plus rapide et performant pour terminer une tâche.
Discussions entre collègues, téléphone, notifications diverses… Autant de perturbations extérieures qui nuisent à votre efficacité et vous ralentissent. Il est souvent difficile de travailler efficacement lorsque l’environnement ne s’y prête pas. Pour être productif, fermez la porte de votre bureau si vous en avez une. Sinon, n’hésitez pas à vous déplacer dans une salle de réunion fermée ou dans un bureau individuel afin de vous isoler du brouhaha ambiant. Ce changement d’environnement ne peut qu’être bénéfique pour votre productivité et votre concentration.
Pour travailler vite et bien, il faut éviter toute distraction. Coupez votre téléphone fixe comme votre téléphone portable, arrêtez toutes les notifications de votre ordinateur (emails, médias sociaux, etc.) et prévenez vos collègues que vous ne souhaitez pas être dérangé. Ne planifiez pas de rendez-vous, ni de réunion sur ce créneau horaire. Pour être productif, votre concentration doit être à 100% sur la tâche à exécuter et rien d’autre.
Travailler vite implique une certaine discipline et la moindre interruption, si petite soit-elle, peut tout gâcher. Selon les chercheurs de l’Université de Californie à Irvine, il faut 23 minutes et 15 secondes pour reprendre là où l’on en était et se reconcentrer totalement après une interruption. Un collègue qui s’arrête pour vous poser une question (personnelle ou professionnelle), une réunion qui ne vous concerne pas vraiment, etc., votre temps est précieux et il est important de savoir dire non afin de ne pas le gâcher et de rester concentré sur vos tâches. D’où l’intérêt de prévenir vos collègues en amont afin qu’ils ne viennent pas vous déranger.
On travaille souvent plus vite dans l’urgence. Le fait de vous imposer une date butoir ou mieux encore, de vous engager auprès de quelqu’un (un responsable, un collaborateur ou le client) pour finir la tâche à une date précise est un bon moyen de vous motiver à terminer rapidement votre travail.
Heureusement, toute tâche ne nécessite pas d’être exécutée rapidement. Cependant, il y a parfois des périodes où vous devez terminer plus vite une mission afin de respecter les délais. Ces 11 astuces vous aident à améliorer votre rapidité au travail et donc votre productivité.