Ce n'est pas un secret, le diagramme de Gantt est l'outil de planification indispensable en gestion de projet. Nommé d'après son inventeur, Henry Gantt, un ingénieur en mécanique et consultant en management, cet outil a fait ses preuves sur de nombreux projets, tous domaines confondus, depuis sa création en 1910.
Les chefs de projet comme les membres des équipes projet apprécient son côté visuel qui facilite à la fois la compréhension et la communication. Chacun sait où il en est sur le chemin qui mène à la réussite du projet.
Voici 4 avantages et 3 inconvénients à l'usage du diagramme de Gantt en gestion de projet.
C'est l'avantage principal du diagramme de Gantt. Il permet de visualiser en un clin d'oeil l'ensemble des tâches du projet ainsi que le niveau d'avancement de chaque tâche. L'utilisation de codes couleur permet de signaler des points critiques, nécessitant une action corrective.
Comme on dit“une image vaut mille mots“. Il est souvent beaucoup plus facile de faire passer une information par une image que par une longue explication. Cela facilite grandement la compréhension et peut faire gagner un temps précieux.
Avec le diagramme de Gantt, vous savez rapidement si vous êtes en retard, en avance ou dans les temps, et vous pouvez ainsi, soit continuer sur votre lancée, soit prendre les mesures qui s'imposent.
C'est ce côté visuel qui en fait un excellent outil de communication au sein de l'équipe. En effet, chaque membre de l'équipe projet peut ainsi connaître et suivre l'avancement des tâches qui lui sont attribuées, mais également de celles des différents acteurs du projet. Certaines tâches étant interdépendantes (une tâche doit être terminée pour qu'une autre puisse démarrer), cela permet d'être prêt pour démarrer une tâche au bon moment.
Bien communiquer est la clé pour éviter des retards dans les délais, ou des dépassements de budget. Chaque membre de l'équipe sait où il en est, et où en sont ses collaborateurs. Le planning est respecté et le projet est sur la voie de la réussite.
En gestion de projet, le planning est la colonne vertébrale du projet. Il permet de structurer les différentes tâches à accomplir et d'estimer leurs temps de réalisation. Il en résulte l'évaluation de leurs coûts, des ressources nécessaires et du personnel compétent.
Pour assurer la réussite de votre projet, le planning doit être le plus réaliste possible. Ainsi, il sera plus facile de s'y tenir et d'éviter les retards et les pertes d'argent qui en découlent.
Le diagramme de Gantt est un outil de planification qui vous permet de visualiser en un instant les informations clés de votre projet :
En visualisant tous ces éléments, vous pouvez ainsi vous rendre compte de la faisabilité de votre planning, et le réajuster, notamment en priorisant les différentes tâches.
Par où commencer ? Dans quel ordre effectuer les tâches du projet ? Difficile de ne pas être désorienté face à la multitude de tâches à accomplir.
Avant de vous précipiter sur le diagramme de Gantt, vous devez d'abord identifier toutes les activités nécessaires à la réalisation du projet, leurs durées respectives, ainsi que l'ordre dans lequel elles doivent être exécutées. Vous devez également connaître votre budget, les risques possibles et les ressources dont vous disposez. Cela fait partie des étapes indispensables pour réussir votre lancement de projet.
Le diagramme de Gantt permet de recenser les tâches nécessaires au bon déroulement du projet et d'établir leur ordre de réalisation. De cette façon, vous serez mieux organisé et donc plus performant.
A l'exception d'un projet relativement simple, de nombreuses tâches et ressources sont nécessaires à l'accomplissement d'un projet.
Si toutes ces tâches se retrouvent sur le même diagramme de Gantt, celui-ci va vite devenir complexe, illisible, voire totalement incompréhensible pour l'équipe projet. L'outil deviendra alors inefficace et ne sera plus utilisé.
Pour éviter cela, il est conseillé de créer des sous-diagrammes pour les tâches les plus importantes. De cette façon, le diagramme principal sera allégé, facilitant ainsi la compréhension de chacun.
Un planning n'est jamais figé dans le temps. Il évolue sans cesse en fonction des imprévus et des aléas qui peuvent survenir en cours de projet.
Ainsi, vous devez mettre à jour votre diagramme de Gantt presque quotidiennement afin qu'il soit efficace et continue d'être utilisé par l'ensemble de l'équipe.
Le diagramme de Gantt est purement et simplement un outil de planification et ne comporte que les informations de base vues précédemment : ensemble des tâches à effectuer, date de début et de fin de chaque tâche, durée de chaque tâche, etc...
Si vous souhaitez gérer la charge de travail des membres de votre équipe, suivre vos dépenses, ou encore partager des documents et communiquer facilement avec l'ensemble de vos collaborateurs, équipez-vous d'un logiciel de gestion de projet en ligne.
Plus élaboré qu'un diagramme de Gantt, ces logiciels vous permettent de suivre l'évolution de tous les aspects du projet et de collaborer aisément avec votre équipe. Pour vous en convaincre, vous pouvez essayer Planzone gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.
En conclusion
Les avantages du diagramme de Gantt sont nombreux, mais comme chaque outil, il possède aussi ses limites. Les connaître permet d'utiliser efficacement cet outil de planification.
Si vous souhaitez aller plus loin, optez pour un logiciel de gestion de projet collaboratif : il regroupe de nombreuses fonctions pratiques qui facilitent le suivi de l'évolution de votre projet.