Comment travailler en mode projet ?

Le travail en mode projet gagne du terrain. Cette méthode de travail efficace cache effectivement de nombreux avantages. Voici quelques pistes pour bien comprendre son fonctionnement et mettre en place ce modèle organisationnel dans votre entreprise.

Qu’est-ce que “ travailler en mode projet ” ?

Il s’agit d’une approche de management en entreprise. Elle permet à des personnes de métiers ou de services différents - voire même d’entreprises différentes - de collaborer sur un même projet. Son organisation implique :

• des règles et des délais préalablement fixés ;
• des objectifs définis en amont ;
• une enveloppe budgétaire dédiée.

Que prévoir pour s’organiser en mode projet ?

Pour arriver à faire travailler efficacement ensemble plusieurs personnes, voire des équipes, il est primordial de sélectionner un ou une chef de projet. Idéalement, celui-ci a prouvé en amont ses compétences managériales et ses aptitudes en communication.

Chaque membre de l'équipe doit comprendre clairement son rôle et ses responsabilités. Un cahier des charges détaille les objectifs visés, la stratégie et ses étapes, ainsi que les délais à respecter. L’instauration de ce type de management nécessite, idéalement, un ou même deux dossiers pilotes. Objectif : mettre en application la méthode et apprendre à l’équipe l'art de travailler en mode projet.

Quelle différence avec le management traditionnel ?

Le management dit hiérarchique s’applique mieux aux activités récurrentes, qui se répètent d’une année à l’autre. Il concerne des projets pour lesquels la notion de délai est moins centrale. Des projets qui profitent déjà d’un passé conséquent, lequel prémunit l'équipe des mauvaises surprises. Ce type de projets limite généralement aussi les possibilités d’innovation.

À l’inverse, le mode projet se destine aux projets uniques et innovants. Ces projets se soumettent généralement à des délais précis, lourds d’enjeux stratégiques. Ils dépendent en outre de ressources spécifiques.

Dernier point : le mode projet se dédie souvent à la collaboration entre différentes équipes, différentes disciplines. Le management de projet hiérarchique s'exerce quant à lui plus dans le cadre d’un département, en interne.

Quels sont les avantages du travail en mode projet ?

Travailler en mode projet permet de fusionner les aptitudes et les talents. Ce mode de management stimule l’intelligence collective. Il répartit en outre au mieux les charges de travail et les coûts impliqués. Le mode projet permet également à l’entreprise de :

• profiter de la synergie créée dans un environnement multidisciplinaire ;
• évaluer plus facilement les performances ;
• responsabiliser le personnel ;
• favoriser la coordination entre les différentes activités ;
• établir plus clairement les priorités ;
• obtenir un équilibre plus avantageux du trio temps, coûts, qualité ;
• nourrir la motivation ;
• favoriser l’adaptabilité et l’innovation.

Quels sont les inconvénients du mode projet en entreprise ?

Il existe trois situations qui compromettent la réussite du travail en mode projet :

• Au cours de sa réalisation, on réalise que le projet va devenir récurrent. Le travail en mode projet se justifie dans ce cas moins.
• La phase de cadrage du projet s’avère trop légère, et l’objectif paraît flou aux équipes, voire impossible. Il convient dans ce cas de redéfinir en urgence les limites d’activité de chacun, et l’objectif principal.
• Les ressources du projet se révèlent inadaptées. Il peut s’agir d’un budget insuffisant, de délais irréalistes, de collaborateurs absents ou surchargés, ou encore d’un manque de compétences adaptées. Dans ce cadre, le recours aux outils de suivi des ressources projet s’avère indispensable. Ils permettent de suivre le plan de charge de tous les intervenants, et d’optimiser les affectations de l’équipe.

S'assurer une gestion en mode projet réussie

Ces risques, inhérents au mode projet, impliquent par ailleurs de prendre certaines mesures de prévention. Le chef de projet doit impliquer les intervenants autour d’informations précises :

• À quoi sert le projet ?
• Comment nourrit-il la stratégie de l’entreprise ?
• Quels sont les livrables ?
• Quelles sont les responsabilités de chaque collaborateur ? Cette information figure dans ce qu’on appelle l’OBS, ou organigramme des responsabilités.
• Quels sont les critères de réussite du projet ?

La note de cadrage puis le cahier des charges résument ces données. Ces dernières doivent également se manipuler via des supports accessibles à tous et faciles d’utilisation.

La ou le chef de projet a donc la charge de trouver un outil de planning adapté. Il peut s’agir d’un simple rétroplanning, mais aussi d’un diagramme de Gantt. C’est l’ergonomie du support qui doit orienter le choix de l’outil.

Régulariser le suivi des tableaux de bord de l'équipe

Pour éviter que le travail en mode projet ne génère des incertitudes ou des ratés, il faut aussi miser sur des réunions de projet régulières. Celles-ci s'appuient dans ce cas sur les tableaux de bord du projet pour s’assurer de la bonne communication de l’équipe, notamment autour de ses difficultés. Ce partage participe à l'anticipation des difficultés.

Dans le détail, les tableaux de bord permettent de :

• visualiser d’un coup d’œil toutes les informations importantes sur l’avancée du projet ;
• synthétiser l’activité de chaque intervenant ;
• anticiper les tâches planifiées ;
• prévoir le nécessaire pour les échéances de court-terme.

Pour un suivi efficace, vous pouvez aussi vous inspirer de nos astuces pour améliorer le reporting des intervenants.

Des outils adaptés pour le mode projet

Faire collaborer des participants sur un même projet n’est pas toujours simple. Des conflits au sein du groupe peuvent se produire et le chef d’équipe doit pouvoir les encadrer. Ce mode de travail exige également l’installation d’un système informatique auquel chacun doit s’adapter. Ce préalable prend plus ou moins de temps selon les individus.

Des outils adaptés sont indispensables pour mieux collaborer en projet au sein d’une entreprise. Un logiciel de gestion de projet est essentiel pour bien appréhender les besoins d’un cahier des charges et pour gérer les ressources et les tâches d’un projet. Une organisation inadéquate ou une stratégie comportant des lacunes peuvent empêcher un projet de rencontrer ses objectifs. Le risque perdure en cas de chevauchement des ressources et des efforts.

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