Le plan de projet est un document indispensable pour la réussite du projet. Découvrez comment rédiger un plan de projet efficace.
Impossible de construire une maison sans suivre les plans détaillés, ou de cuisiner un plat élaboré sans respecter la recette. Il en est de même pour la gestion de projet. Tout projet doit avoir un plan, qui permet de détailler son exécution.
Le manque d’organisation, de planification et de visibilité est l’une des causes d’échec des projets. Pour réussir, vous et votre équipe devez connaître les grandes étapes, les différentes tâches, les ressources et les délais qui vont permettre la réalisation de votre projet.
Le plan de projet est donc un livrable indispensable pour vous aider à atteindre vos objectifs. Sans lui, vous risquez d’oublier des détails. Il devient alors difficile d’accomplir le projet en respectant les différentes contraintes imposées.
Un plan de projet est un document, une feuille de route qui définit la façon dont le chef de projet va le piloter. C’est donc l’un des premiers livrables de votre gestion de projets. Il se base sur le cahier des charges qui formalise les besoins et les exigences du client. En gestion de projet, on parle aussi de “plan de management de projet” (PMP).
Le lecteur du PMP y trouve les objectifs à atteindre, les différentes phases du projet ainsi que les parties prenantes. Ce livrable décrit aussi le budget, le calendrier et les tâches à exécuter. Il définit par ailleurs le rôle de chaque collaborateur impliqué. C’est donc à partir de ce fichier de départ que vous allez aussi pouvoir calculer vos écarts lors de la réalisation du projet.
Le plan de management de projet est indispensable pour s’assurer que chaque tâche se déroule comme prévu et que toutes les parties prenantes sont bien informées. Il regroupe, en fait, plusieurs plans :
C’est aussi ce support qui permet au chef de projet de prévoir et de se préparer aux éventuelles difficultés. Il identifie ce qui doit être fait pour réussir le projet. Ce livrable essentiel permet ainsi de répondre à plusieurs questions importantes :
Pour être efficace, un plan de projet doit être spécifique et orienté sur les résultats. Évitez d’avoir un objectif trop vague, par exemple : « augmenter la production de véhicules ». Au contraire, il faut être le plus précis possible : « augmenter la production de véhicules de 200 à 400 par jour en 4 semaines ».
La plupart des plans de projet ont une chronologie horizontale. Les tâches sont réalisées dans l’ordre, les unes après les autres. Si vous voulez un PMP qui donne des résultats, vous devez cependant travailler sur une chronologie verticale. Ce type d’organisation consiste à faire travailler simultanément plusieurs équipes sur un ensemble de tâches qui se succèdent en jalons.
Des projets trop longs peuvent engendrer de la fatigue et une perte de motivation au sein de l’équipe. Celle-ci n’est alors plus capable d’être aussi performante qu’au démarrage. Pour être efficace, un PMP ne doit pas dépasser les 100 jours.
Adaptez-vous en outre aux méthodes d’organisation des différents intervenants. Certains collaborateurs aiment s’organiser via des diagrammes de Gantt. D’autres fonctionnent à la liste des tâches. Tout est possible, tant que vous réussissez à centraliser la gestion de votre projet autour d’outils transversaux. En ce sens, les logiciels de gestion de projets se révèlent particulièrement utiles.
Enfin, un plan de projet efficace doit responsabiliser les membres de votre équipe. Des collaborateurs responsables des résultats produits se montrent plus engagés dans le projet et plus performants. C’est aussi un excellent moyen de les motiver.
Quels sont les éléments clés d’un projet ? La gestion de projet s’éloigne de plus en plus de l’époque où suivre une liste de tâches suffisait à réussir le projet. Dorénavant, la performance de la gestion de projet dépend de plans assez transversaux pour croiser des données diverses, mais toutes stratégiques.
Pour rédiger un plan de projet, la première étape consiste à réunir toutes les informations concernant votre projet :
Il est important de commencer le plan de management de projet par un résumé qui explique la mission, l’objectif et les résultats attendus. Ainsi, toute personne concernée et intéressée aura une vision d’ensemble du projet.
Quel intérêt y a-t-il à rédiger un résumé du plan de projet ? Ce résumé permet de rendre votre PMP accessible à toutes les parties prenantes, même celles qu’il ne concerne pas prioritairement. Il aide aussi les chefs de projet à centrer le propos sur les informations centrales. Une façon comme une autre d’optimiser la communication pour éviter les incompréhensions.
Si vous construisez des voitures, le plan de management de projet doit détailler toutes les étapes nécessaires à la réalisation de chaque tâche. Il s’agit donc là de la troisième étape de votre plan. Dans notre exemple, c’est le moment de préciser chacune des différentes étapes de l’emboutissage, du montage, de la peinture, etc.
Assurez-vous que tous les membres de votre équipe sont qualifiés, compétents et ont bien compris leurs rôles et leurs responsabilités au sein du projet. Définissez un responsable pour chaque tâche. N’hésitez pas à inclure un organigramme dans cette section.
Chaque tâche doit avoir une date de début, un délai prévisionnel d’accomplissement et une date de fin. Les dates butoirs doivent être raisonnables et réalisables. Vous pouvez également indiquer les conséquences si ces échéances ne sont pas respectées.
Votre planification montre la durée totale du projet, les différentes phases et leurs dates de livraison. Elle peut aussi préciser l’ordre des tâches, les dates de validation par le client, les dates butoirs et les jalons.
Pour rappel, une date butoir ne désigne pas nécessairement une date de livraison. Il peut aussi s’agir de grandes échéances du projet, comme de la fin d’une phase de brainstorming, par exemple.
Le jalon, quant à lui, parfois aussi appelé “milestone”, incarne un moment de pause dans l’avancement du projet. Cette pause permet de faire un rapide bilan sur l’étape terminée, avant de reprendre le travail. Idéalement, il faut que la planification du projet marie des jalons temporels à des livrables, c’est-à-dire à un résultat tangible.
Lors de l’élaboration du planning de votre projet, pensez en outre à prévoir des marges de sécurité. Les modes de gestion de projet contemporains laissent de plus en plus de place aux imprévus et aux changements d’orientation.
Déterminez le budget total nécessaire à la réalisation de ce plan de projet. Faites donc une estimation du coût du projet. Il convient d’anticiper à la fois le nombre d’heures et les coûts nécessaires à l’exécution de chaque tâche.
Cette étape intervient toujours en phase de planification. Elle permet de limiter les dépenses, mais aussi de voir venir suffisamment tôt les éventuels débordements, pour y trouver des solutions.
Pensez à inclure à votre PMP les détails de votre plan de communication. Il peut aussi s’agir d’un résumé, qui explique quels moyens de communication vous allez mettre en place tout au long du projet :
Terminez votre plan de projet par une feuille d’approbation. Celle-ci doit être signée par le chef de projet, le client, le commanditaire et toute autre partie prenante qui doit donner son accord sur le projet.
Pour faciliter la communication autour du projet, pensez à votre plan de projet en deux temps. Une fois les 9 éléments essentiels ci-dessus posés sur le papier, lancez-vous dans votre résumé introductif. Toute son efficacité dépend de sa concision, essayez donc de le limiter à une page de texte.
Au moment de la rédaction de votre PMP, gardez aussi en tête que toutes les parties intéressées doivent le comprendre sans difficulté. Mieux vaut donc expliciter toutes les notions qui pourraient interroger le lecteur. En termes de taille de livrable, ce travail aboutit généralement à l’édition de quelques pages pour les petits projets. Les projets de long terme qui font interagir plusieurs organisations, comme les projets de construction d’infrastructures par exemple, compilent quant à eux des centaines de pages.
Qui rédige le plan de projet ? La réponse à cette question varie selon les situations. Dans la plupart des cas, il s’agit du chef de projet. La rédaction peut aussi revenir à une équipe de management de projets.
Le plan de projet est un livrable incontournable qui permet de construire les bases du projet. Il décrit ce qui doit être fait, par qui, avec quel budget et sous quels délais. N’oubliez pas de le mettre à jour lorsque des éléments changent au fur et à mesure de la progression du projet.
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