Utiliser un logiciel de planning est plus facile qu’il n’y paraît. Créer un diagramme de Gantt pour vous aider à bien planifier vos projets
En général, le diagramme de Gantt n’est pas très populaire dans une entreprise. Les logiciels de planning qui permettent de le créer sont souvent complexes et peu esthétiques. Il est vrai que ce type de planning existe (MS Project en est l’exemple) : il est conçu pour des projets lourds qui nécessitent beaucoup de ressources, et permet surtout de déterminer la faisabilité des dits projets dans le temps. Citons par exemple la construction d’une nouvelle autoroute, le déploiement d’un ERP en mode client/serveur…
Mais quand le logiciel de planning s’inscrit dans un environnement collaboratif, il devient tout de suite plus facile de créer et d’utiliser son Diagramme de Gantt. Il permet alors de visualiser l’évolution d’un projet dans le temps et savoir où en sont les différentes personnes impliquées.
Laissez-nous vous présenter quelques astuces pour créer votre Gantt dans un logiciel de planning collaboratif.
Un projet implique souvent des collaborateurs de département différents, n’ayant pas forcément de liens hiérarchiques et un vocabulaire propre. Des informaticiens, commerciaux, marketeux peuvent travailler ensemble sur un même projet mais n’utilisent pas toujours les mêmes codes : une évidence pour l’un ne l’est pas forcément pour l’autre.
Il est donc important que le Chef de projet, ou la personne amenée à le modéliser dans le planning, sollicite toutes les personnes impliquées autour d’une réunion. Personne ne connaît mieux son travail que soi, il est donc préférable que chaque collaborateur explique au chef de projet les missions sur lesquelles ils interviennent. Échanger sous forme de brainstorming permet alors d’harmoniser le vocabulaire utilisé pour structurer le Gantt avec des termes compris de tous. Les différentes parties prenantes seront donc mieux disposées à l’utiliser car elles auront contribué à sa création et le comprendront facilement.
De cette réunion doit notamment ressortir les éléments suivants :
Un projet peut facilement se découper en grandes activités : cela donne une ligne de conduite sur la manière dont il doit être organisé. Définir dès le départ les dates de début et de fin de chaque activité permet d’estimer la durée globale du projet, même si cela peut évoluer au fur et à mesure de sa réalisation.
Et c’est bel et bien l’intérêt du logiciel de planning, rien n’est figé ! Si l’activité B ne doit pas commencer avant la fin de l’activité A et que cette dernière prend du retard, cela décalera automatiquement les dates de début et de fin de l’activité B.
Chaque activité peut quant à elle avoir une sous-activité qui peut à son tour être composée de plusieurs tâches. Il ne faut donc pas oublier de lister toutes celles qui devront être accomplies pour mener le projet à bien. C’est entre autre la complétion de toutes ces tâches qui détermine l’achèvement d’une activité.
Le logiciel de planning permet aussi d’affecter une ressource sur chaque activité ou sous-activité du projet. Dans le jargon de la gestion de projet, on entend par « ressources » une personne ou un groupe de personnes impliquées à un moment donné du projet. Il faut ainsi définir les temps de travail de chacune des ressources et évaluer de ce fait la charge de travail liée à chaque activité. Une fois les ressources assignées, ces dernières peuvent alors renseigner dans le planning l’avancement du travail sur les (sous)-activités dont elles sont responsables. Le pourcentage de réalisation de chaque activité est facilement repérable sur le planning.
Les jalons n’ont pas de notion de temps ou d’assignation et sont visible par tous. Ils marquent un moment important d’une activité : la fin d'une étape, l'accord d'un client, la production d'un document...
Représenté visuellement sur un planning (sous forme de drapeau ou losange la plupart du temps), ils permettent de scinder clairement les étapes du projet et marquent la réalisation d'objectifs intermédiaires. Généralement, ils changent de couleur lorsqu’ils ont été réalisés.
C’est le pourcentage de complétion des activités, de leurs sous-activités et tâches associées, combinés à la réalisation des jalons qui déterminent si l’objectif du projet est atteint.
Voilà ! Nous espérons que ce petit article vous aura été utile. N’hésitez pas à partager vos impressions et nous dire comment vous créez votre diagramme de Gantt et si vous utilisez un logiciel de planning.
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