Pourquoi la gestion des tâches constitue-t-elle la base de la gestion de projets ?
Pour cette étude, nous avons analysé les données de notre application, et notamment le comportement de nos utilisateurs sur la gestion et le partage de leurs tâches projet.
Une analyse basée sur environ 160 clients, 1800 projets et 22 000 profils utilisateurs (tous anonymes).
On note que ¾ des projets sont gérés par plus de 6 utilisateurs et on compte en moyenne 12 membres par projet. Le rôle des membres varient selon le type de projet mais on constate qu’il y a majoritairement 1 chef de projet pour 5 collaborateurs.
Nombre moyen d’utilisateurs par projet
Lorsqu’on examine l’assignation des tâches du projet, on constate que 9% des tâches ne sont pas assignées : il s’agit dont plutôt d’un rappel sur un élément encore flou ou pour lequel il n’y a pas encore de responsable.
66% des tâches sont assignées à une seule personne mais 1/3 impliquent plusieurs utilisateurs. C’est ici que l’on voir l’ampleur que prennent les tâches collectives par rapport aux tâches individuelles. De plus en plus, les professionnels travaillent avec des personnes au profil différent et sans lien hiérarchique. La gestion de tâches, et par extension la gestion de projet, devient plus transversal dans les entreprises.
Nombre moyen de membre assigné à une tâche
Il est cependant rare d’assigner une tâche à plus de 2 personnes. Et pour cause, cela entraîne souvent une confusion dans la responsabilité de l’action à traiter par chaque membre de l’équipe. Dans ce cas, mieux vaut segmenter la tâche en sous-tâche pour limiter le nombre d’assigné et être plus précis quant au périmètre d’action.
Dans un projet qui compte environ 12 membres, 1 utilisateur génère à lui seul en moyenne 50 objets. Dans le cas présent, on appelle objet les tâches, documents et discussions qui composent le projet. Il peut donc vite devenir très périlleux de traiter un flux d’informations si important. D’où l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de projet permettant de rassembler tous ces objets dans un environnement unique, centralisé et collaboratif.
Les objets les plus utilisés dans un projet : 53% de Tâches, 36% de Discussions et 11% de Documents. A noter que 10 tâches génèrent en moyenne 10 discussions et 2 documents.
Les principaux objets générés dans un projet
Quasiment toutes les discussions sont liées à des tâches, il n’en existe aucune dans le vide. La tâche est donc bien le moteur de départ : elle permet de créer un contexte et génère d’autres éléments qui aident à comprendre et à réaliser l’action qui en découle.
C’est d’ailleurs le constat de Pascale Wahba, Top Manager chez Wellness Training : « En planifiant nos tâches sur l’interface de Planzone, nous pouvons anticiper ce qui doit être traité dans la journée, dans la semaine ou dans le mois, le tout complété par des documents et commentaires pour enrichir l’information. »
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