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Modèles de plans de projet personnalisés pour gagner du temps

Rédigé par Planzone | 30 sept. 2008 17:19:00



Pourquoi perdre du temps à construire de toutes pièces quelque chose dont un modèle existe déjà ? Lorsque vous utilisez Planzone, il vous est possible de bénéficier de la bibliothèque de modèles de plans de projets, afin d’aller droit au but. Vous n’avez pas à vous soucier de concevoir chacun de vos projets depuis le début.

Comment fonctionnent les modèles de Plan de projet sur Planzone ?

Les modèles de projet peuvent être utilisés de deux façons :

> Importez des modèles de projets à partir de la base de données de modèles publics
> Créez votre propre bibliothèque de modèles de projets sur votre Planzone

Les modèles de projet peuvent être privés, c’est-à-dire disponibles uniquement aux collaborateurs de votre Planzone. Ils peuvent aussi être publics, et donc accessibles et utilisables par toute la communauté d’utilisateurs de Planzone.

La publication de modèles de plans de projet présente de sérieux intérêts pour votre entreprise :

  • Assurez votre présence de marque sur un outil web 2.0
  • Prouvez le niveau de compétences de votre société en définissant votre champ d’activités et votre méthode de travail
  • Insérez un lien vers votre site web dans les modèles de projet conçus de manière professionnelle

Notre nouveauté produit sur les modèles de projet

Plusieurs nouveautés ont vu le jour très récemment sur les modèles de projets de Planzone :

  • nouveau modèle « Découvrez Planzone » plus simple et plus facilement compréhensible par les utilisateurs débutants
  • 4 autres nouveaux modèles de projet : Organisation d’un événement commercial, Création d’un site web, Campagne d’emailing, Lancement d’un nouveau produit
  • Enfin, il vous est maintenant possible de créer un modèle de projet à partir d’un projet existant.

Un lancement de projet accéléré avec un plan tout près 

Quelles ressources pour des efforts alignés sur les objectifs du projet ? Quels moyens financiers mobiliser pour atteindre ce résultat ? Comment gérer son temps, entre échéanciers et jalons, pour un projet qui progresse au bon rythme ? Quel collaborateur s'avère le mieux à même d’exécuter telle ou telle activité ?  À quels risques se préparer ? 

Et si toutes ces questions trouvaient leurs réponses dans vos réussites passées ? Avec un modèle de plan de projet, vous disposez de pistes pour votre succès. Vous ne risquez pas d’oublier une étape, ni de sous-estimer un risque. Vous n’omettez aucune réglementation importante. Vous gagnez donc un temps considérable lors du lancement du projet. 

Les modèles de plans de projets vous offrent des feuilles de route claires et prêtes à l’emploi. Vous guidez votre équipe à partir de chemins déjà empruntés, qui ont déjà été utilisés avec succès. Quoi de plus engageant pour vous et pour vos collaborateurs ? 

5 apports des modèles de projets 

Vous l’avez compris, les modèles de projet fournissent des structures standardisées et personnalisables à la gestion de projets. Voici leurs atouts détaillés : 

  • Systématiser la gestion de projet de votre organisation autour de modèles de planification et d’exécution
  • Gagner du temps en évitant de repartir de zéro à chaque nouveau projet 
  • Profiter des meilleures pratiques de votre organisation et de l'expérience collective des méthodes qui fonctionnent
  • Réduire les risques d’oubli et d’erreur lors de l’élaboration du projet, et donc améliorer les résultats 
  • Encourager une compréhension commune du projet et réduire les malentendus autour d’un modèle de coordination efficace
  • Simplifier la gestion des ressources humaines, budgétaires et matérielles
Gagner du temps en clôture de projet lors du listage des contrôles

Et bien évidemment, qui dit standardisation ne dit pas rigidité. Chaque modèle de plan de projet constitue une structure de départ. Vous modifiez ensuite ce template selon les besoins de chaque projet. 

Les templates de plans de projet, pour quelles entreprises ? 

Les modèles de projet, c’est bon pour… tout le monde. Petite, moyenne ou grande entreprise, secteur public : toutes les structures profitent des modèles de gestion de projets. 

Les entreprises informatiques liées aux logiciels les utilisent pour gérer plus facilement le cycle de vie du développement produit. Elles planifient ainsi rapidement les étapes de conception, de développement et de test avant le déploiement de leurs systèmes informatiques ou de leurs logiciels. Il en va d’ailleurs de même pour les entreprises manufacturières. Celles-ci ont cette fois-ci besoin de canevas pour maîtriser la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la qualité en cas de lancement produit. 

Les entreprises de construction et d'ingénierie se servent beaucoup des modèles de gestion de projets pour garantir le respect d'échéances toujours plus serrées. Elles modulent ainsi les modèles selon leurs exigences techniques et budgétaires, et selon leurs politiques de gestion des risques. 

Les établissements publics, les organisations gouvernementales ou associatives ont également besoin de modèles efficaces. La gestion des fonds publics, mais aussi leur conformité réglementaire en dépendent. Beaucoup d'entreprises exportent en outre leurs modèles de gestion de projets dans des domaines aussi variés que la gestion des tâches, la planification stratégique ou la gestion des processus. 

Il existe, certes, quelques situations où les modèles de plans de projet ne sont pas appropriés. Si vous voulez gérer un projet très spécifique, unique dans sa forme et son contenu, celui-ci nécessite sans doute une approche particulière. C’est aussi le cas pour certains projets d'innovation qui impliquent un haut degré d’incertitude et de créativité. Ces derniers peuvent réclamer une approche plus expérimentale.

Si, par ailleurs, vous gérez un petit projet de court terme, le modèle peut s’avérer excessif. Un modèle très linéaire de gestion de projet peut par ailleurs ne pas convenir à l’approche Agile. Celle-ci, définie par les itérations, se satisfait plus des méthodes telles que Scrum ou Kanban. Attention aussi, à l'inverse, aux projets régis par des réglementations, des lois ou des contrats qui imposent un protocole strict de gestion de projet. 

Comment bien utiliser un modèle de gestion de projets ?

Voici quelques étapes à suivre afin d'utiliser efficacement un modèle de gestion de projet : 

  • Comprendre le canevas : prenez le temps d’assimiler le fonctionnement du modèle, l’utilité de chacune de ses sections et les éventuelles instructions laissées par vos prédécesseurs. Assurez-vous que chaque partie du modèle va servir à votre propre gestion de projet. 
  • Personnaliser le modèle : modifiez le plan proposé par défaut en fonction des objectifs de votre projet, de ses livrables, de vos échéances et de vos ressources. 
  • Ajuster : vous suivez un modèle, certes, mais cela ne signifie pas que vous deviez le suivre avec rigidité. Utilisez le template pour mesurer vos progrès et identifier vos écarts. Ajustez-le aussi selon vos retards et les changements rencontrés en cours de déploiement. 
  • Améliorer : les modèles de plans de projet servent vos performances. Ils nécessitent donc que vous y injectiez de nouvelles pratiques et enseignements. Les modèles de cette année devraient être moins sophistiqués que ceux de l’année prochaine.