Nous souhaitons, à travers cet article, vous apporter quelques précisions sur les méthodes pour gérer plusieurs projets en même temps avec vos Licences Planzone.
Les licences "Trial", "Business" et "Enterprise" ont accès à l'ensemble des fonctionnalités "Multi-projets" :
- l'échéancier multi-projets, en mode "Planification" et en mode "Suivi des temps"
- le graphe de charge des ressources multi-projets, dans "Mon Planning" et dans le "Planning" d'un projet
Vous pourrez également directement agir sur ces graphes pour procéder à des changements et/ou des équilibrages.
Les licences "Basic" et "Team" ont uniquement accès :
- à l'échéancier multi-projets, en mode "Planification" et en mode "Suivi des temps"
- au graphe de charge des ressources multi-projets, dans "Mon Planning" et dans le "Planning" d'un projet
Vous pouvez toujours changer ces données dans d'autres vues :
- en allant dans "Mon Travail" / "Mon Planning". Vous pourrez changer votre graphe de charge et, si vous êtes administrateur, celui de toutes vos ressources.
- depuis un projet, en allant dans "Planning" / "Echéancier" où vous pourrez changer la planification du projet en question.
Nous espérons que ces précisions vous permettront de mieux apprécier chacune des fonctionnalités de la nouvelle version de Planzone. En cas de question, contactez notre support : support@planzone.com
Gérer plusieurs projets en même temps avec l’échéancier
Pour rappel, utiliser un échéancier vous garantit une visibilité sur tous les projets en cours. Vous comprenez d’un coup d'œil leurs étapes et leurs échéances. C’est l’échéancier qui vous permet de planifier vos efforts de façon optimale. Parallèlement, il facilite la priorisation des tâches. Vous investissez vos ressources par ordre de priorité, en favorisant les urgences.
S’appuyer sur un échéancier pour gérer de nombreux projets, c’est aussi profiter d’un point de référence commun pour toutes les parties prenantes. Il facilite donc la communication. Chacun retrouve simplement les étapes clés et la coordination des équipes se fluidifie.
L’échéancier joue aussi un rôle central dans la gestion des risques. Vous identifiez les échéances critiques d’un coup d'œil, mais aussi les dépendances entre tâches. Vous anticipez ainsi facilement les obstacles potentiels. Vous avez donc toutes les cartes en main pour déployer les mesures préventives qui permettent d’éviter les retards de livraison. Plus positivement, l’échéancier s'avère aussi très pratique pour suivre les progrès réalisés sur chaque projet.
L’indispensable graphe de gestion des ressources
Le graphe de gestion des ressources sert à visualiser les ressources disponibles pour vos projets, mais aussi à les allouer efficacement. Il vous guide pour éviter les surcharges de travail et les goulets d'étranglement potentiels. Vous affectez les ressources en quelques clics, ou vous révisez les échéances si nécessaire. Dans tous les cas, vous évitez les conflits de ressources et vous prévenez les retards.
Pas de conflits de calendriers avec un graphe de gestion de ressources, ni de chevauchements des tâches. Le graphe vous aide aussi à communiquer avec les membres des différentes équipes projets. Vous identifiez facilement les responsabilités de chacun. Les éventuelles périodes de sous-utilisation des ressources ressortent aussi clairement.
Les bases pour gérer plusieurs projets de front
L'échéancier multi-projets et le graphe de charge des ressources incarnent des outils pour gérer plusieurs projets simultanément. Cependant, ils ne remplacent pas les bases de la réussite de cette gestion passionnante mais complexe :
- Priorisez toujours les urgences. Classez les projets par ordre de priorité avant même de vous lancer dans l’utilisation de Planzone.
- Utilisez Planzone pour planifier vos projets prioritaires selon leurs objectifs, leurs échéances et leurs ressources. Planzone vous offre une vision claire de ces différents éléments pour organiser vos efforts de façon optimale sur le temps imparti.
- Appuyez-vous aussi sur Planzone et ses commentaires de tâches pour communiquer efficacement sur chaque projet.
- Utilisez les différents modes d’affichage de Planzone pour communiquer régulièrement avec les parties prenantes. Tenez-les ainsi informées des progrès des projets. Vous pouvez aussi échanger sur les obstacles que vous rencontrez, et sur les ajustements que vous réalisez pour les contrer.
- Le graphe de répartition des ressources vous aide à déléguer les tâches pour vous concentrer sur les éléments critiques.
- Restez prêt ou prête à ajuster vos plans selon les imprévus. La flexibilité est au cœur du succès de la gestion multi-projets.
Nos conseils aux gestionnaires de plusieurs projets
Votre tâche est loin de couler de source. Aussi, voici quelques conseils tirés de notre pratique quotidienne de la gestion de plusieurs projets et de l’observation de notre clientèle :
- Envisagez la micro-déconnexion : ne restez pas connecté à Planzone toute la journée pour suivre l'avancée du projet. Planzone sert au contraire à soulager votre charge mentale. Connectez-vous régulièrement pour surveiller les progrès, mais concentrez-vous aussi sur vos tâches quotidiennes. Planzone vous donne la flexibilité nécessaire pour gérer les imprévus à temps.
- Faites confiance à votre équipe et favorisez son autonomie. C'est aussi à cela que sert le graphe de gestion des ressources. Il vous permet d'encourager la responsabilisation, et donc de réduire votre propre charge de travail en tant que gestionnaire.
- Développez un réseau d'entraide. C’est tout l’objet d’une fonctionnalité collaborative, qui vous permet de travailler à partir d’un espace de travail partagé. Objectif : encourager l’intelligence collective. Gérer plusieurs projets en même temps peut générer son lot de stress. Entourez-vous de collègues qui portent les mêmes responsabilités pour partager des expériences et des conseils.
Gérer plusieurs projets de front reste une mission complexe. Vous devez gérer différents objectifs, échanges, ressources et parties prenantes. La charge de travail qui en découle peut générer un sentiment d’urgence pas toujours justifié. C’est dans ce cadre que le logiciel de gestion de projet Planzone intervient. Il aide à déterminer l'ordre de priorisation des projets. Plus de conflits de priorité qui créent des retards, et plus de mauvaise allocation des ressources.
Les problèmes de ressources limitées ne vous concernent plus non plus, grâce à notre graphe. Le temps, le budget et le personnel sont peut-être limités, mais vous avez l’outil pour les allouer judicieusement. Vous contournez les obstacles. Planzone fait donc descendre la pression due aux imprévus ou aux échéances qui approchent. Les délais peuvent être serrés : vous savez d’avance que les résultats ne vont pas décevoir.