Quelle méthode projet pour les collectivités territoriales ?

Comment travailler en mode projet dans les collectivités territoriales ? Dans notre livre blanc sur la gestion de projets des collectivités, nous détaillons une méthode précise de gestion de projet pour la fonction publique. Celle-ci se décline en 4 phases, dont nous vous livrons ici les grandes logiques. Objectif : créer un environnement propice à une coopération transversale. 

Quelle définition pour le projet dans les collectivités territoriales ?

Les méthodes projet peinent encore à séduire les collectivités territoriales, tant elles s’attaquent aux modes de travail préexistants. Le mode projet réclame effectivement de travailler en collaboration entre services, en recherchant la transversalité. Une vraie difficulté pour une fonction publique encore organisée en silos, de façon hiérarchique. 

L’installation d’une méthode projet dans une collectivité territoriale dépend donc d’un certain contexte. Il faut, d’une part, que le management soit prêt à évoluer vers davantage de responsabilisation des agents. 

Il faut aussi que les équipes soient préparées à travailler selon des temporalités plus court-termistes. Les méthodes de travail en mode projet s'appuient sur des logiques orientées résultats. Elles sortent donc des habitudes des agents. Ceux-ci ont souvent l’habitude de projets continus, internes à leurs départements, régulièrement renouvelés. 

Déployer le mode projet dans les collectivités implique donc de s’entendre sur la définition dudit projet. Le guide de la fonction publique sur le mode projet propose ainsi la définition suivante :

• Le projet répond à un besoin unique et ponctuel ;
• Il ne s’inscrit pas dans des activités récurrentes ; 
• Le projet n’a qu’un seul objectif ; 
• La collectivité doit veiller à ce qu’il soit piloté ; 
• Les moyens matériels et humains nécessaires doivent être mobilisés ; 
• Les dates butoirs et jalons doivent se préciser au sein d’un planning partagé. 

Que recoupent les 4 phases de la méthode projet pour collectivités territoriales ? 

Dans notre livre blanc dédié, nous vous conseillons de suivre une méthode projet spécifique, déclinée en 4 étapes. Ces phases visent à s’assurer que le mode de management adopté permet à la culture projet de prendre racine parmi les agents. 

Phase 1 : Comprendre la commande publique 

Lors de la première phase de la méthode, nous vous conseillons d’analyser le projet commandé. Il s’agit de comprendre la stratégie politique qu’il recoupe. Cette stratégie politique transversale, étatique, doit être comparée à vos problématiques locales. La ou le chef de projet (CDP) compare les objectifs du projet avec les besoins des parties prenantes. Il les compare aussi à la réalité de son terrain et des moyens alloués.

Phase 2 : Définir l’équipe projet 

Une des démarches indispensables à la réussite d’une méthode projet dans les collectivités territoriales consiste à s’assurer de rassembler les bonnes compétences. Le projet ne peut pas se passer des ressources humaines nécessaires à l’atteinte de son objectif. 

C’est au chef de projet que revient le rôle d’animer les membres de l’équipe projet. Ceux-ci font état de leur avancement régulièrement, par exemple via des outils comme les feuilles de temps. 

Définir les acteurs qui interagissent avec le projet, c’est aussi préciser les rôles des différentes parties prenantes. Pour que le mode projet soit une réussite pour votre collectivité, il faut que votre équipe comprenne les missions de chacun.

Quatre types d’acteurs doivent donc être précisés : 

• Qui est le commanditaire du projet ?
• Qui est le ou la CDP ?
• De quelle instance de gouvernance dépend le CDP ? 
• Qui sont les membres de l’équipe projet ? 

La méthode projet de la collectivité réclame ensuite de détailler les modes d’interaction entre ces différents pôles : 

• Qui rend compte à l’instance de gouvernance ?
• Qui rend compte au commanditaire ? 
• Quel acteur informe les N+1 de l'équipe projet ? 
• Quelles relations entre la ou le chef de projet et les membres de l’équipe projet ? 

Une fois l’ensemble précisé, nous vous conseillons de procéder à la rédaction du plan de votre projet.

Phase 3 : S’appuyer sur les bons outils planning 

Les plannings occupent le cœur de la réussite des méthodes projets en collectivités territoriales. Selon les besoins, il peut s’agir de diagrammes de Gantt ou de calendriers collaboratifs. 

Les diagrammes de Gantt s’avèrent souvent utiles en gestion de projet. Ils permettent de visualiser des missions et leurs dates butoirs d’un coup d'œil. Les calendriers partagés aident, quant à eux, à croiser le quotidien individuel de chaque membre de l’équipe projet avec toutes les tâches relatives au projet. L’un et l'autre peuvent aider à travailler en mode projet. 

Dans tous les cas, il faut que les outils choisis soient assez souples pour permettre de rendre visibles les contraintes du projet. Il convient aussi que ces logiciels aident la ou le CDP à anticiper les difficultés de plannings. Il faut pouvoir remanier les agendas et les charges individuelles pour répondre au mieux aux délais impartis, sans surcharger les équipes. 

Cet objectif réclame une grande souplesse de la part du ou de la CDP. Il faut aussi prévoir une marge de manœuvre assez large pour autoriser les ajustements en cours d'avancement du projet. 

De la même façon, le chef de projet et son équipe doivent être capables de faire preuve de recul en cas de difficulté. Si un retard est enregistré, comment l’expliquer ? Une pratique peut-elle être spécifiquement mise en cause ? Un nouvel outil permettrait-il d’éviter ce type de difficulté ? 

Phase 4 : Nourrir la culture du mode projet 

La création d’une culture projet est d’autant plus nécessaire dans la fonction publique qu’elle est moins spontanée qu’en entreprise. Encore aujourd’hui, faire collaborer des équipes de services distincts peut relever du challenge. 

Déployer une méthode projet en collectivité réclame donc de se doter d’outils collaboratifs. Des outils ergonomiques, simples d’utilisation, qui transforment une collaboration pas toujours évidente en outil de performance. Il existe plusieurs logiciels pensés dans cette optique, comme les plateformes collaboratives et les outils de Gestion Électronique des Documents en co-édition, ou GED.

La Direction des Services Informatiques (DSI) a donc un rôle stratégique à jouer dans la construction d’un contexte de travail favorable à la collaboration. Téléchargez notre livre blanc sur la gestion de projets en collectivités pour comprendre comment Planzone favorise l’implantation de logiciels de gestion de projets dans les collectivités. Vous obtiendrez également tout le détail de la méthode détaillée dans cet article.