Méthodologie de conduite de projets pour les collectivités territoriales

Pour qu’un organisme public mène ses projets à bien, il faut que ses agents partagent une même méthode. Les divergences de méthodologie dans la conduite de projets des collectivités territoriales nuisent au respect des budgets et des délais. Pour résoudre ce problème, il convient, dans un premier temps, de clarifier le pilotage des différents projets. La communication est centrale pour partager une méthodologie capable de faire aboutir le projet dans le respect des ressources qui lui sont dédiées. 

Méthodologie de conduite de projet en collectivités territoriales : quel est le problème ? 

Comme le souligne Duranton Consultants sur les projets en collectivités, les agents se confrontent quotidiennement à des divergences de méthodes pour leur pilotage. Le quotidien des différents services de la structure se heurte à la réalité de projets collaboratifs. Une collaboration qui implique de faire cohabiter des personnes qui n’en ont pas toujours l’habitude, mais aussi des méthodes différentes. 

Ces projets souffrent également d’un manque de communication et de clarté dans plusieurs domaines. 

Préciser les acteurs du projet et leurs rôles 

Les acteurs qui dirigent les projets sont parfois mal définis. Une certaine porosité, voire un flou persiste dans les rôles des uns et des autres. Comme nous l'évoquons dans notre article sur la méthode projet des collectivités territoriales, certains acteurs doivent être précisés pour que le projet avance correctement. Il s’agit notamment du commanditaire, de la ou du chef de projet et des membres de l’équipe projets. 

Une méthodologie de conduite de projets solide pour une collectivité territoriale s’appuie aussi sur un système d’interaction clair. Il faut préciser qui rend compte à qui. Quelles sont les relations managériales ? Comment s'articulent les échanges entre le chef de projet et son équipe ? Qui rend compte de l’avancement du projet, ou de ses ratés ? 

Consacrer du temps à l’avant-projet 

Il arrive parfois qu’un projet public manque de faisabilité. Sa phase de préconception est trop légère, et la commande publique semble éloignée du terrain. C’est pourquoi la première étape d’une méthodologie efficace de conduite de projets doit être d’analyser la commande publique : 

• À quel objectif politique doit répondre le projet ? 
• S’agit-il d’un projet technique ou organisationnel ? Stratégique ou managérial ? 
• Quel écho trouvez-vous à cet objectif dans votre quotidien ? Dans celui des parties prenantes de la collectivité ?
• Le projet vous semble-t-il réalisable au vu des ressources allouées ?

Ces questions doivent nourrir les échanges avec le commanditaire. Elles doivent aussi permettre aux chefs de projet de rassembler les expertises nécessaires à leur réussite. 

Favoriser la communication des agents

Dans un contexte où les échanges entre agents de services différents ne sont ni spontanés, ni réguliers, la communication doit être particulièrement travaillée. Adopter un espace d’échanges, des référentiels et des outils de travail communs est indispensable pour la réussite des projets.

C’est aussi le rôle du chef de projet d’identifier les concepts et le formalisme que son équipe doit adopter. En revanche, la direction de la collectivité a un rôle à jouer dans le choix d’un système de pilotage de projet partagé par tous les agents. La sélection d’un seul et même logiciel de gestion de projets doit permettre de : 

• unifier les procédures de suivi de projets ;
• faciliter les comptes-rendus à la direction ; 
• gagner du temps au lancement de chaque projet ;
• répondre aux vécus des agents pour faciliter leur quotidien pour que l’outil de gestion de projets facilite leurs quotidiens ; 
• impulser de nouvelles pratiques, pour installer le changement sur la durée. 

Comment bien piloter la gestion de projet de la collectivité ? 

La gestion de projets publics réclame de dépasser toutes les difficultés ci-dessus. Elle demande aussi de mobiliser plusieurs acteurs autour de leurs missions. 

Le chef de projet, pour commencer, doit être convaincu des bénéfices du projet et de sa légitimité. Il doit s'être approprié la commande publique au point d’être capable de la reformuler à ses équipes. C’est ce sentiment d’utilité qui doit guider ses échanges avec l’équipe. C’est aussi ce qui permet le respect des ressources temps et budget. 

La direction, qu’il s’agisse d’une direction de service ou de la direction générale, doit également soutenir le Chef de projet dans ses initiatives. Elle doit lui laisser de l’autonomie dans la gestion du projet, même si cela n’exclut pas les comptes-rendus réguliers. Elle doit aussi être sensible à ses remontées en termes de faisabilité et de prise en compte des parties prenantes. 

Comme le précise le guide ministériel de la culture projet dans la fonction publique, les collectivités territoriales profitent de la présence de PMO. Les PMO sont des équipes ou agents dédiés au project management office. Ces personnes se chargent d’équiper les agents en logiciels de suivi de projets et de collaboration. C’est notamment le rôle des plateformes collaboratives. Celles-ci donnent une impulsion à l'adoption d’une méthodologie de conduite de projets commune à la collectivité territoriale.

Une méthode de pilotage de projets publics en 4 temps 

Les projets des collectivités gagnent à s'organiser autour de 4 phases. Nous les détaillons dans notre livre blanc sur la gestion de projet dans les collectivités territoriales : 

1 / Comprendre la commande publique pour développer une communication pertinente.

Cette étape réclame de clarifier les objectifs du projet auprès de l'équipe projet. Il faut aussi que le planning et les ressources soient détaillés. Le chef de projet doit également évaluer la faisabilité du projet et se l'approprier. Dispose-t-il des bons outils pour le mener à bien ? Des ressources suffisantes ? Faut-il faire d'autres suggestions à la direction générale ? 

2 / Définir l’équipe projet et lui donner le bon outil de gestion de projets.

Le chef de projet compose ensuite son équipe en fonction des expertises nécessaires pour la réussite du projet. 

3 / Choisir les outils.

Le ou la cheffe de projet présente à son équipe le référentiel qu’il ou elle souhaite utiliser. Si l'outil de gestion de projet n'est pas encore partagé par toute la collectivité, le chef de projet encadre la formation de l’équipe à son utilisation. 

4 / Nourrir la culture projet.

La réussite de tous les projets dépend d’une méthodologie de pilotage de projets de la collectivité territoriale commune. Elle doit être partagée, mais aussi acceptée. Cette acceptation passe nécessairement par l’adoption d’outils numérisés qui facilitent le quotidien d'agents.