Gérer un projet, c'est suivre attentivement son évolution afin de prendre les décisions adaptées en cas de dérives. Ces dérives peuvent concerner le planning comme le budget, ou la répartition des ressources humaines.
En gestion de projet, il ne suffit pas de prendre une décision ou de confier une tâche à un collaborateur pour s’assurer du résultat attendu. Il faut impérativement suivre de près l'exécution des tâches et l'avancement du projet. Objectif : vérifier que tout se déroule dans les meilleures conditions possibles.
En tant que chef de projet, il est donc essentiel que vous observiez et vérifiez les résultats de vos collaborateurs. Vous devez garantir que :
En plus de contrôler que le projet progresse vers son objectif, le suivi d’avancement projet sert aussi à améliorer la performance de votre équipe projet.
Le suivi d'avancement se surnomme aussi “contrôle des tâches” ou “des activités du projet”. Il a pour but de vérifier que :
En cas de problème, ce contrôle vous fournit les données supports pour le signaler à l'équipe. Vous pouvez ainsi agir rapidement pour solutionner les problèmes.
Le suivi de l'avancement du projet se divise en trois étapes :
Il peut être effectué de façon journalière, hebdomadaire, mensuelle ou encore saisonnière.
Pour évaluer le contrôle des activités de votre projet, il est important d'utiliser des Key Performance Indicators (KPI). Ces indicateurs permettent de mesurer les performances de votre projet, d'évaluer une situation et de prendre une décision adaptée.
Une fois votre projet lancé, il ne suffit pas d'accomplir les tâches les unes après les autres pour atteindre vos objectifs et réussir le projet.
Lorsque les différentes missions sont attribuées, vous devez suivre leur évolution tout au long du projet. Pourquoi ? Pour vous assurer que tout se déroule comme prévu initialement.
Au besoin, c'est à vous, chef de projet, de réajuster les délais, le budget ou les ressources nécessaires afin de permettre la bonne réalisation d'une tâche. Il convient de s’assurer régulièrement que la répartition des tâches s’adapte aux compétences de chacun.
En suivant correctement l'accomplissement des différentes missions du projet, l'activité et les résultats de vos collaborateurs, vous vous assurez que votre équipe est performante et que les objectifs fixés vont être atteints. Ce contrôle permet également d'estimer le coût du projet à tout moment, en fonction du temps déjà consommé.
Le chef de projet qui se demande comment suivre l’avancement de son projet dispose de plusieurs outils. Ces outils découlent en partie de la méthode de découpage du projet qu’il a choisie. Selon les cas, l’avancement du projet peut donc se suivre via :
Le but de la réunion de suivi est de faire un état des lieux de l'avancement de l'ensemble des tâches du projet avec tous les membres de l'équipe concernés. C'est également au cours de ces réunions que les problèmes rencontrés se traitent. Objectif : permettre au projet de progresser quotidiennement.
Le chef de projet anime la réunion. Les responsables de chaque tâche doivent y participer. L'attention se concentre sur le planning du projet, sur lequel chaque tâche est représentée graphiquement. À chacune d’elles correspondent une date de début, une durée et une date de fin.
La planification doit être lisible et compréhensible de tous les participants. Chaque tâche doit se classer selon son état : terminée, en cours ou non-commencée.
La réunion de suivi permet de :
Il est impératif que le suivi d’avancement du projet soit réalisé conjointement par le chef de projet et son équipe. Le planning, mis à jour quotidiennement, doit aussi rester le document de référence.
Après la réunion, un compte-rendu détaille les retards constatés, leurs origines et les actions à mener pour les résoudre. Il existe effectivement plusieurs causes possibles de retard dans un projet, qu’il faut pouvoir identifier.
Les réunions de suivi doivent avoir lieu régulièrement tout au long du projet. Leur fréquence dépend de la taille et de la durée du projet.
Les logiciels de gestion de projet présentent de nombreuses fonctionnalités pour gérer efficacement votre projet du début à la fin. Ils vous permettent de planifier simplement chaque tâche du projet, de les attribuer à un collaborateur et d'en assurer facilement le suivi.
Grâce à des outils comme le diagramme de Gantt ou le gestionnaire de tâches vous pouvez planifier, suivre, gérer et analyser les activités et la charge de travail des membres de votre équipe.
Les outils de gestion des tâches ressemblent généralement à des to-do lists. Pour le chef de projet, cette fonctionnalité a deux atouts. Elle permet, d’une part, de lister toutes les tâches afférentes au projet. Une démarche qui peut aboutir à des listes de centaines de tâches. Cet outil permet aussi d’attribuer facilement ces tâches aux collaborateurs qui doivent les réaliser.
Du point de vue du collaborateur, le gestionnaire de tâches fonctionne comme une liste de missions quotidiennes. Dans tous les cas, ce type de méthode permet d’avoir un contrôle centralisé de l’avancement du projet. En comparant le nombre de missions réalisées au nombre total de missions, il est possible d’obtenir un point de vue global sur l’avancement du projet.
Il reste primordial, pour un suivi d'avancement pertinent, d’associer ces tâches à des jalons. Attention, en effet, à ce qu’un pourcentage d’avancement encourageant ne cache pas des tâches beaucoup plus chronophages que d’autres.
L'intérêt principal du diagramme de Gantt est de donner à voir l'état d'avancement de chaque tâche en un clin d'œil. Cet outil offre aussi une vue transversale de différents paramètres. Vous pouvez associer des tâches à des dates butoirs, à des temps alloués, à des pourcentages de réalisation.
Ces diagrammes permettent également de créer des liens de dépendance et de contraintes entre tâches. Vous vous assurez ainsi un suivi au plus près de la réalité des équipes. Cet outil doit en outre être suffisamment flexible pour vous permettre de réorganiser les tâches si le suivi de l’avancement projet montre des dysfonctionnements.
Quand il s’agit de suivre la charge de travail des membres de l’équipe projet, on parle de gestion des ressources. Ces outils spécifiques aident à savoir qui est en surcharge de travail et qui est disponible en jetant un œil aux plans de charge individuels. Ainsi, vous pouvez répartir efficacement les ressources sur une tâche, afin de rattraper un retard ou de raccourcir une échéance trop longue. On parle dans ce cas de "ré-allocation” horaire ou journalière.
Ces outils de gestion de l’équipe permettent aussi d’anticiper le nombre de jours-hommes à mobiliser pour réussir le projet. Votre suivi d’avancement projet vous aide donc à rester au plus près des budgets initiaux.
Le rapport d’avancement du projet consiste en un document qui résume de façon régulière la progression du projet. Il peut se destiner à l’équipe projet, mais aussi à votre direction. Ce document émis régulièrement prend toujours la même forme :
Pour vous aider dans la rédaction du rapport de suivi d'avancement du projet, vous pouvez vous appuyer sur des fonctionnalités dédiées. Les logiciels de gestion de projets comprennent généralement des outils de rapports qui aident à exporter rapidement les informations principales sur l’avancée du projet. Vous pouvez aussi vous appuyer sur les fonctionnalités “tableau de bord”, pour des données plus détaillées.
Suivre la progression de votre projet permet de vérifier que les tâches se déroulent en concordance avec les délais, les ressources, les coûts et les objectifs définis au démarrage. Pour améliorer ce suivi, utilisez des outils adaptés, tels que les réunions de suivi ou le logiciel de gestion de projet.
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