En gestion de projet, la planification est une étape incontournable et essentielle pour réussir vos projets. Pour résumer, il s’agit d’identifier les tâches à réaliser, de les hiérarchiser, de définir leur durée et leur échéance et de leur attribuer des ressources. Le but est d’établir le calendrier du projet.
La planification projet vous force à prendre en compte tous les aspects de votre projet et à réfléchir aux différentes étapes. C’est une phase délicate qui dépend beaucoup de la complexité du projet dont vous êtes responsable. Si celui-ci se compose de tâches interdépendantes ou si plusieurs personnes sont attribuées à plusieurs tâches, la planification peut devenir un véritable casse-tête.
Vous devez considérer la planification de votre projet comme un processus à part entière. C’est une étape décisive qu’il ne faut ni négliger, ni bâcler.
Chaque tâche doit avoir une date de début et une date de fin pour s'assurer de terminer le projet dans les délais impartis. Il convient aussi de connaître les disponibilités de chaque membre de votre équipe pour éviter tout retard.
Pour une planification projet réussie, vous devez vous poser trois questions indispensables :
Voici les 7 étapes à suivre pour répondre à ces trois questions et planifier correctement votre projet :
Les objectifs du projet doivent être clairs et précis pour vous et votre équipe. Cela peut sembler évident, mais si vous ne savez pas quelle est la finalité de votre projet, cela compromet sa réussite. Vous devez savoir dans quelle direction vous allez afin de vous impliquer, d’être motivé et de croire en votre projet.
Il est également important de connaître l’étendue du projet ainsi que les différents livrables à fournir.
Vous devez définir l’ensemble des tâches à accomplir pour réaliser votre projet. Une tâche conséquente devra être divisée en plusieurs petites tâches. Le tout devient alors plus faciles à comprendre et à effectuer.
Pour cette étape, vous pouvez utiliser une Work Breakdown Structure (WBS), appelé organigramme des tâches du projet (OTP) ou encore structure de découpage du projet (SDP) en français. Cet outil vous aide à décomposer et à hiérarchiser visuellement les différents niveaux et les différentes tâches du projet.
Vous devez désormais déterminer le temps (heures / jours / semaines) et les efforts nécessaires à l’accomplissement de chacune des tâches. Cette étape est cruciale pour définir la durée totale du projet.
Pour une estimation juste, impliquez l’ensemble des acteurs du projet. Ceux-ci doivent vous fournir le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches. Par exemple, un architecte doit pouvoir estimer approximativement le temps nécessaire pour dessiner les plans d’un bâtiment.
Cette étape consiste à établir l’ordre dans lequel les tâches de votre projet doivent s'exécuter et les liens entre elles. Si certaines tâches se déployer en parallèle, d’autres dépendent du démarrage ou de la fin d’une autre tâche. C’est ce que l’on appelle les dépendances entre les tâches d’un projet.
Qui fait quoi dans votre projet ? Maintenant que vous connaissez toutes les tâches à accomplir, leurs durées, leur ordre d’accomplissement et leurs dépendances les unes avec autres, il est temps d’attribuer les ressources.
Le terme de eressourcese fait référence à votre équipe, mais aussi à des prestataires externes, à des fournisseurs, etc. Bref, à toutes personnes qui vont travailler sur votre projet pendant toute sa durée ou de manière ponctuelle.
Attention, lors de cette étape de la planification projet, prenez en compte les différentes contraintes auxquelles sont soumises vos ressources. Par exemple, si celles-ci s'impliquent dans un autre projet en même temps, si elles ont des congés ou si elles travaillent à temps partiel, etc.
Il s’agit de la dernière étape de la planification de votre projet : la création de l’échéancier. Lors de cette étape, vous devez prendre en compte les vacances de vos collaborateurs ainsi que les interventions ponctuelles des différents prestataires. Vous allez devoir définir les jalons de votre projet, et des dates butoirs atteignables.
Tâchez de construire un calendrier le plus réaliste possible. Evitez les délais trop serrés ou, à l’inverse, trop longs. Sachez que votre planning n’est pas figé. Il peut évoluer au cours du projet. En effet, aléas et imprévus risquent de survenir. Certaines tâches prennent plus de temps que prévu, alors que d’autres se terminent plus rapidement. Vous devez donc mettre régulièrement à jour votre planning.
Aujourd’hui, la planification de projet se simplifie. Elle incarne en effet l'une des nombreuses fonctionnalités des logiciels de gestion de projet (grâce au diagramme de Gantt notamment).
Avec ces logiciels, vous suivez la progression de votre projet, vous gérez la charge de travail de vos collaborateurs, vous actualisez le planning, vous surveillez les prochaines échéances, etc. Bref, vous vous facilitez la vie.
Vous connaissez désormais toutes les étapes pour une planification de projet réussie. À vous de jouer !
Les idées reçues sur la planification de projet circulent encore beaucoup. Rappelons rapidement que :
- La planification projet ne fait pas perdre de temps. Au contraire, se lancer dans la réalisation de votre projet sans calendrier peut s'avérer coûteux en ressources humaines et budgétaires.
- Planification n'est pas le synonyme de calendrier. Planifiez implique aussi de prendre en compte les ressources humaines et budgétaires et la gestion des risques.
- La planification ne rigidifie pas votre projet : elle lui donne une structure flexible, et adaptable aux changements.
- Bien planifier ne garantit pas que votre projet réussisse. La bonne gestion des ressources et de la communication entre membres de l'équipe projet participe tout autant à son succès.
- Les petits et grands projets profitent de la planification projets : elle limite la survenue d'imprévus, dans tous les cas.