En tant que chef de projet, vous avez forcément déjà entendu parler du diagramme de Gantt. C'est l'outil de planification par excellence. Il permet de planifier votre projet de la meilleure façon possible et de visualiser rapidement l'avancement des différentes tâches à réaliser. C'est aussi un bon outil de communication puisqu'il permet à tous les membres d'une équipe de suivre le planning établi et de connaître l'avancée du projet en temps réel.
Très utilisé en gestion de projet, le diagramme de Gantt est une méthode qui a fait ses preuves depuis de nombreuses années.
En 1896, Karol Adamiecki (1866-1933), un économiste, ingénieur et chercheur en gestion polonais, serait le premier à avoir créé un diagramme permettant de visualiser dans le temps les différentes tâches d'un projet : l'Harmonogram Adamieckiego.
Cependant, lorsqu'il le décrit en 1931, la langue de publication empêche son idée d'être reconnue internationalement.
Le diagramme de Gantt est donc nommé d'après son inventeur, Henry Laurence Gantt (1861-1919). En 1910, cet ingénieur en mécanique et consultant en management met au point son célèbre diagramme afin d'améliorer l'organisation des ateliers. Au départ, l'outil n'est performant que pour des projets simples. En 1957, il sera perfectionné par Morgan R. Walker et James E. Kelley, les inventeurs de la méthode CPM (Critical Path Method) afin de gérer des projets de grande envergure. Le diagramme de Gantt a notamment été utilisé sur des projets majeurs tels que le barrage Hoover ou le réseau autoroutiers inter-états des Etats-Unis.
Aujourd'hui, cet outil efficace est utilisable pour tous types de projets. Voici les 6 raisons pour lesquelles vous devriez, vous aussi, l'utiliser.
Le diagramme de Gantt permet de visualiser de façon simple toutes les tâches planifiées d'un projet, ainsi que leurs dates d'échéance.
Ainsi, vous pouvez voir en un coup d'oeil :
Vous savez donc où vous en êtes dans l'avancement de votre projet et des différentes tâches qui le jalonnent.
Avec le diagramme de Gantt, vous et votre équipe avez une vision complète de votre projet, des tâches en cours et de celles à venir. Vous pouvez donc mieux gérer vos priorités, les tâches urgentes et les tâches importantes, anticiper les retards possibles, etc.
Pour gérer efficacement un projet, vous et votre équipe devez être préparés et organisés, et surtout, vous devez posséder toutes les informations nécessaires au bon déroulement du projet.
Par exemple, en cuisine, préparez une recette se fait par étape et nécessite d'abord de recenser tous les ingrédients et les ustensiles dont on a besoin, connaître le temps de préparation, dans quel ordre mélanger les ingrédients et le temps du cuisson.
C'est exactement la même chose en gestion de projet. Vous devez identifier en amont toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet, leurs durées, ainsi que l'ordre dans lequel elles doivent être effectuées. Vous devez aussi connaître votre budget, les risques possibles et les ressources dont vous disposez.
Côté planning, le diagramme de Gantt vous aide à être mieux organisé et vous permet ainsi d'être plus performant dans la gestion de votre projet.
Parce qu'un projet compte de nombreuses tâches, il est facile d'être désorienté et ne plus savoir par où commencer.
Le diagramme de Gantt vous aide à y voir plus clair dans votre planning. C'est un bon outil qui vous permet de recenser toutes les tâches nécessaires au bon déroulement de votre projet, mais également de définir l'ordre dans lequel elles doivent être réalisées.
Une fois vos pensées et vos actions structurées en tâches, vous êtes plus performant dans votre travail et vous pouvez mener à bien votre projet dans les meilleures conditions.
L'atout majeur du diagramme de Gantt ? Il est visuel. Ainsi, il facilite la compréhension de chaque collaborateur et simplifie la communication au sein de l'équipe projet. Vous pouvez également utiliser des codes couleurs afin d'attirer l'attention sur des points critiques. Tout devient plus simple avec des images !
De plus, il s'agit d'un excellent support lors de vos réunions de travail, et vous pouvez également vous en servir pour alerter vos supérieurs sur des besoins en ressources supplémentaires qui ont été mal budgétisés au démarrage du projet.
Pour aller encore plus loin dans la simplification, utilisez un logiciel de gestion de projet collaboratif.
En fonction de l'avancement ou du retard dans votre projet, vous pouvez réorganiser les tâches afin d'optimiser au mieux vos ressources internes ainsi que les prestations externes. Le diagramme que vous aurez réalisé au début de votre projet sera forcément différent de celui obtenu à la clôture du projet. Votre travail sera de gérer au mieux les aléas.
N'oubliez pas : pour être efficace, le diagramme de Gantt doit être mis à jour quotidiennement.
Tous les projets, quelques soient leurs domaines et leurs tailles, se composent de différentes tâches, de durées, de dates d'échéance...
D'un petit projet associatif à la construction d'une centrale nucléaire, il est possible de tout planifier avec le diagramme de Gantt.
Pour résumer
Le diagramme de Gantt est un excellent outil de gestion de projet et vous permet de planifier et de suivre efficacement les différentes étapes de votre projet.
Toutefois, cet outil de gestion nécessite une grande préparation. Il faut faudra définir toutes les tâches du projet, les attribuer, évaluer leur durée et les budgétiser, mais une fois ce travail réalisé, vous aurez une parfaite vision de votre projet et pourrez prendre les décisions adaptées à chaque situation.
Dernier conseil : ne surchargez pas votre diagramme afin qu'il reste clair et compréhensible par tous. S'il devient illisible et incompréhensible, vous pouvez alors créer des sous-diagrammes.
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