8 façons d'aider votre équipe à mieux s'organiser

En gestion de projet, la charge de travail d'une équipe peut varier selon les différentes phases de la vie d'un projet. Les équipes vivent des périodes calmes, mais aussi des périodes de travail importantes. Dans ce cas, le stress et la tension montent.

L'une des missions du chef de projet consiste à répartir efficacement et équitablement la charge de travail entre les collaborateurs. D'une part, cela permet d'éviter les tensions. Un sentiment d'injustice s'avère vite néfaste à l'organisation de l'équipe et à sa performance. D'autre part, une charge de travail partagée de façon équitable garantit que chaque tâche ss'effectue dans le respect des délais. La bonne distribution des tâches tient compte des compétences de chaque collaborateur. Elle permet de clarifier le rôle de chacun.

Voici comment aider votre équipe à bien gérer sa charge de travail tout au long du projet.

1) Fixez des objectifs clairs et précis

Chaque membre de votre équipe doit connaître ses objectifs ainsi que son rôle et ses responsabilités dans le projet. Vos collaborateurs doivent également comprendre pourquoi ils ont ces missions. Il faut qu'ils connaissent le budget alloué et les délais à respecter. Il s'agit là des éléments indispensables pour les aider à gérer efficacement leur charge de travail. 

Enfin, clarifiez également ce qui distingue un rôle de l'autre dans votre équipe. Il s'agit là d'éviter les malentendus, mas aussi les chevauchements de missions. Il existe plusieurs méthodes pour bien répartir les tâches. Nous vous conseillons notamment la matrice RACI, imparable pour définir différents niveaux de responsabilités. Pensez aussi à vous appuyer sur des outils de suivi des ressources. 

2) Planifiez

Une fois les objectifs définis, il devient indispensable de planifier le projet ainsi que de répartir la charge de travail de l'équipe.

La planification des différentes tâches du projet vous permet de :

• coordonner les activités pour diminuer les risques d’échec ;
• suivre les tâches en cours ;
• maîtriser les moyens humains, matériels et financiers.

Une bonne organisation de l'équipe et de ses ressources reste la clé pour réussir un projet en respectant les délais.

3) Priorisez les tâches

Pour la réussite de votre projet, il est primordial que vous déterminiez les tâches à réaliser en priorité. Ainsi, vous et votre équipe évitez de perdre du temps, de l'énergie et des ressources sur des tâches mineures. 

Classez les tâches par ordre de criticité afin de traiter les plus urgentes en premier. Pour cela, vous devez différencier les tâches "urgentes" desdites "importantes". Utilisez la matrice d'Eisenhower pour vous aider. Cette méthode vous permet d’identifier les priorités et de classifier vos tâches selon différents niveaux : "urgent", "important", "non urgent", "non important"...

4) Soyez à l'écoute de votre équipe

Votre équipe doit pouvoir compter sur vous en tout temps. Encouragez vos collaborateurs à vous consulter s'ils rencontrent un problème, ou lorsqu'ils se sentent débordés. Ils ne doivent pas attendre la dernière minute pour solliciter votre aide. Cela risque de générer des retards. Dès le lancement du projet, instaurez une culture de l'entraide et de la collaboration entre tous les membres de votre équipe.

Une bonne façon de nourrir cet esprit d'équipe consite à organiser des réunions régulières. Celles-ci servent à faire le point sur l'avancement du projet, de votre part, mais aussi de la part de l'équipe. Pensez à définir un ordre du jour clair, pour que la réunion soit efficace. Vous y discutez ensemble des difficultés rencontrées. Vous partagez la prise de décision. 

5) Évitez de leur mettre la pression

Pour que l'organisation de votre équipe soit performante et que ses membres gèrent efficacement sa charge de travail, évitez de leur mettre la pression. Tout le monde ne supporte pas le stress. En agissant ainsi, vous prenez le risque que vos collaborateurs travaillent vite et mal pour satisfaire vos demandes. Cette attitude peut avoir un impact négatif sur la qualité du travail fourni ainsi que sur le bien-être de votre équipe.

Cependant, nul besoin de proscrire la pression totalement. En effet, justement dosée, il peut s'agir d'un excellent moyen de motiver votre équipe. Idéalement, trouvee le juste équilibre entre pression et totale liberté.

6) Utilisez les feuilles de temps

Les feuilles de temps incarnent un excellent outil pour connaître la charge de travail de vos collaborateurs. Elles aident à identifier les disponibilités des membres de l'équipe projet. Avec cet outil, chacun sait précisément qui travaille sur quelle tâche. L'équipe accède également à la quantité de temps déjà passée sur une tâche et au temps restant avant son échéance.

Si certains de vos collaborateurs semblent totalement débordés ou se plaignent d'avoir trop de travail, les feuilles de temps vous aident aussi. Vous visualisez les disponibilités pour alléger leur charge de travail. Il suffit de redistribuer la charge vers les collègues plus disponibles.

Vous le constatez, la flexibilité occupe ainsi le coeur de la bonne organisation de l'équipe. Il faut accepter d'ajuster la planification et la répartition des ressources. Les circonstances changent elles-mêmes régulièrement. La plupart des projets rencontrent des surprises, et impliquent de s'adapter à de nouvelles données.

7) Prenez la bonne décision 

Malgré cette nouvelle organisation d'équipe, vos collaborateurs continuent de faire des heures supplémentaires ? Cela signifie que la charge de travail est trop grande ou qu'elle n'est pas bien répartie. Le recrutement de main d'oeuvre supplémentaire représente alors la seule solution pour vous aider à réaliser le projet dans les délais.

Autre solution, plus long-termiste : prenez le parti d'investir dans la formation et dans le développement professionnel. En renforçant les compétences des membres de votre équipe, vous contournez beaucoup d'obstacles futurs. 

8) Dressez le bilan

À la fin du projet, il convient de faire le point. Vous allez devoir identifier les bonnes pratiques et les erreurs à éviter. Comment ? En analysant pourquoi certains pans de l'organisation de votre équipe n'ont pas fonctionné. Quelle que soit l'issue du projet (échec ou réussite), vous et votre équipe devez tirer des enseignements de cette expérience. Vous améliorez ainsi votre approche de gestion de projet et vous évitez les pièges pour les projets futurs.

En conclusion : connaître son équipe pour bien l'organiser

Pour bien gérer leur charge de travail, vos collaborateurs doivent connaître leurs capacités et leurs limites. Avant d'accepter une nouvelle tâche, ils doivent s'assurer qu'ils sont capables de la réaliser dans les temps, sans négliger les autres tâches dont ils ont la responsabilité.

Pour éviter la surcharge, répartissez équitablement l'activité sur toute l'équipe. Valorisez aussi la collaboration et l'entraide. La définition précise des tâches, leur planification rigoureuse et leur suivi permettent également d’optimiser l’efficacité de vos collaborateurs.